Se hai a che fare con l’email marketing saprai certamente quanto è importante controllare la consegna delle email inviate. Cioè quella che in gergo tecnico si chiama deliverability.
Parliamo di fatti. Mica d’aria. Purtroppo non sempre i nostri messaggi arrivano a destinazione. Possono finire nelle cartelle spam, bloccate dai provider di posta elettronica, o generare rimbalzi.
Proprio per evitare tutto ciò ti spiegheremo che cos’è un role based email address, come usarlo al meglio e in quali occasioni.
Buona lettura!

Che cos’è un role based email address

Rispondiamo immediatamente alla domanda.
Un role based email address è un indirizzo di posta elettronica che viene associato ad un ruolo preciso, da intendere come posizione lavorativa, reparto o attività. Quel che è certo è che non viene mai associato ad una sola persona fisica, con nome e cognome.
In pratica, si tratta di un indirizzo generico – nel 90% dei casi condiviso da più utenti – e il suo uso è quasi sempre aziendale.

Esempi pratici di indirizzi role based

Spesso la teoria risulta più complicata della realtà delle cose.
Diciamo così perché i role based email address sono piuttosto frequenti. Di sicuro ti sarà capitato di imbatterti in almeno uno di quelli indicati nella lista sottostante.
Dai un’occhiata per verificare.

• list-request@
• IT@
• office@
• accounts@
• abuse@
• dns@
• ftp@
• help@
• helpdesk@
• privacy@
• no-reply@
• support@
• invoice@
• amministrazione@
• ispfeedback@
• compliance@
• security@
• emergency@
• alert@
• allusers@
• remove@
• subscribe@
• users@
• admin@
• reception@
• payment@
• phishing@
• sales@
• customercare@
• prime@
• staff @
• business@
• administrator@

A cosa serve

A dispetto del titolo apriamo il paragrafo spiegando prima a cosa NON servono i role based email address. Proprio per quanto accennato nell’introduzione – cioè perché vengono spesso segnalati come spam – non conviene coinvolgerli nella creazione di campagne email.
Alla fine dei conti risulterebbero altamente controproducenti.

Invece sono fondamentali per gestire la comunicazione interna di una qualsiasi azienda o quella che intercorre fra il personale e il suo pubblico di riferimento.

Difatti gli indirizzi role based sono generalmente divisi in indirizzi:

• broadcast, di trasmissione = vengono assegnati ad gruppo selezionato di persone, ad una mailing list (support@, team@, all@);
• di posizione = sono collegati ad individui che probabilmente non risultano nemmeno proprietari degli indirizzi dati, ma si limitano a ricoprire un incarico (ceo@, editor@, developer@);
• di test = servono per effettuare test che di solito rimangono privati, non leggibili agli utenti (test@, testing@);
• di conformità = hanno come scopo quello di identificare anomalie varie, mittenti errati o inesistenti (error@, abuse@, spam@).

Ti piacerebbe sapere come si può evitare di fare spam e arrivare alle caselle di posta elettronica dei tuoi contatti senza problemi?
Non abbiamo segreti.
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Come creare un role based email address o email simili

Basta scegliere un provider di posta elettronica adatto all’uso aziendale. E, come tale, – ad esempio – dotato di ampio spazio di archiviazione, funzioni di invio automatico, sistemi di autenticazione SPF, DKIM e DMARC, di sicurezza e – soprattutto – che offra la possibilità di personalizzare il dominio.
Qualche nome valido? Sicuramente Gmail, SendinBlue e Outlook.
In linea di massima, l’intero procedimento richiede pochi passaggi, semplicissimi da eseguire.

Consigli utili

Aspetta. Non abbiamo mica finito qui. Ci teniamo a ricordarti che se si vuole realizzare un buon indirizzo role based – pratico e funzionale – occorre:

• utilizzare il nome della propria attività oppure il nome del dominio connesso al sito aziendale nella parte che segue il simbolo “@” (ad esempio: info@mybusiness.com);
• evitare l’uso di simboli e caratteri speciali;
• esplicitare subito la funzione ricoperta dall’indirizzo.

P.S.
Assicurati di mantenere attivi gli indirizzi di ruolo creati. Cioè che dietro a ciascuno di essi ci sia sempre qualcuno pronto a rispondere. Il fatto è che gli account condivisi possono dare qualche problema nell’assoluzione dei compiti o delle richieste pervenute.
Meglio cautelarsi per tempo e distribuire bene le responsabilità onde evitare fraintendimenti e inefficienze.

Quali sono gli indirizzi role based fondamentali

Naturalmente parliamo sempre di aziende o organizzazioni. Non importa che dimensioni abbiano. Piccole o grandi che siano, per garantire un servizio più che professionale – di qualità – ai clienti, ti suggeriamo di attivare almeno i seguenti indirizzi di ruolo:

• servizio clienti/informazioni (infodesk@, contattaci@, inquires@, ciao@, hello@);
• fatturazione/pagamento (fatturazioni@, billing@, invoices@, payments@) ;
• assistenza tecnica (helpline@, techsupport@, support@) ;
• domande di lavoro o su offerte di lavoro (jobs@, opportunities@, recruiting@, career@).

Mentre, per quanto riguarda la coordinazione e la gestione delle attività svolte dai dipendenti, non possono mancare gli indirizzi di:

• team vendita (sales@, saleagents@);
• contabilità (finance@, accounting@, accountingoffice@);
• marketing (marketing@, marketingteam@) .

Speriamo di essere stati abbastanza chiari. Non rimane che mettersi in gioco e realizzare un set di indirizzi role based che corrisponda alle nostre esigenze.

Pro e contro degli indirizzi di ruolo

Partiamo con i lati NEGATIVI.
Ci sembra giusto ribadirlo. Quando inviamo un role based email address – nella maggior parte dei casi – finirà in qualche blacklist o contrassegnato come email spam.
Il che significa: più rimbalzi e cancellazioni, minori aperture e perdita della capacità di engagement.
Insomma si tratta di un elemento che non va assolutamente trascurato. Si rischia di rovinare la propria reputazione. Magari guadagnata con anni di fatica.

Ora passiamo pure ai lati positivi.
Insomma, quali sono quelli di un indirizzo di ruolo usato dalle aziende in modo adeguato? Siamo sicuri nell’affermare che:

• migliora l’organizzazione del flusso di posta in entrata;
• conferisce un aspetto più professionale;
• trasmette fiducia agli utenti;
• rafforza la brand identity;
• ottimizza il lavoro dei dipendenti e dei vari reparti.

Conclusioni

Avrai capito che i role based email address sono indispensabili per qualunque tipo di attività. Sia fisica che online. Basta riflettere sui dati. Secondo quanto riportato da Oberlo, entro il 2025 saranno ben 4 miliardi e mezzo le persone che si troveranno ad utilizzare la posta elettronica. Più della metà della popolazione mondiale.
Se hai ancora qualche riserva sull’argomento o domande… non esitare a chiederci aiuto.
La squadra di MailSenpai è a tua completa disposizione.
Saremo più che felici di chiarire ogni dubbio e darti suggerimenti specifici.

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