Ultimo aggiornamento: 9 ottobre 2026.

Indice

Il Regolamento Europeo n. 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (di seguito il “Regolamento Privacy o Regolamento UE”) ed il Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196, così come menzionato dal D.lgs 101/2018 “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito il “Codice”) prevedono il diritto alla protezione dei dati personali e garantiscono il relativo trattamento nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza e sicurezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.

Questo documento (la “Informativa”) è stato redatto al fine di consentirti di comprendere in che modo i tuoi Dati Personali, come più sotto definiti, saranno trattati nell’ambito dell’utilizzo del Sito. L’Informativa è volta a fornirti le informazioni necessarie affinché tu possa esprimere un consenso esplicito ed informato ai trattamenti svolti attraverso il Sito, se lo ritieni opportuno.

MailSenpai, servizio di Octotech Solutions, con sede in Via E. Dandolo, 29 – 76123 Andria (BT), Italia, P.IVA IT07964530724 (“MailSenpai”), si impegna costantemente per tutelare la privacy online degli utenti dei suoi siti www.mailsenpai.com e tutti i relativi sottodomini (nel prosieguo, salvo diversamente indicato, cumulativamente il “Sito”).

In generale, ogni informazione o Dato Personale che fornirai a MailSenpai tramite il Sito, o che è raccolto in altro modo attraverso il Sito, nell’ambito dell’utilizzo dei servizi offerti da MailSenpai (i “Servizi”), come meglio definiti nel successivo Paragrafo 3, saranno trattati secondo i principi, internazionalmente riconosciuti, di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento relativamente a tutti i Dati Personali che sono trattati attraverso il Sito è Octotech Solutions, con sede in Via E. Dandolo, 29 – 76123 Andria (BT), Italia, P.IVA IT07964530724, che offre i propri servizi con il marchio MailSenpai (nella presente Informativa “MailSenpai”). Per qualsiasi domanda sui tuoi dati personali puoi contattare MailSenpai tramite il GDPR Privacy Center (modulo di contatto).

2. I dati personali oggetto di trattamento

Quando navighi sul Sito potresti comunicarci o potremmo raccogliere alcuni tuoi Dati Personali, che, a seconda dei casi, possono essere costituiti da un identificativo come il nome, un numero di identificazione, un identificativo online o da uno o più elementi caratteristici della tua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale idonea a renderti identificato o identificabile (di seguito solo “Dati Personali”).

I tuoi Dati Personali potranno essere raccolti sia perché da te volontariamente forniti (ad es. quando richiedi informazioni a MailSenpai tramite la sezione Contatti presente sul sito (www.mailsenpai.com/contattaci, quando ti iscrivi alla nostra newsletter o quando richiedi una demo gratuita) o semplicemente analizzando il tuo comportamento sul Sito.

Nome, dettagli di contatto e altri Dati Personali

In diverse sezioni del Sito, in particolare quella relativa alla richiesta di una trial gratuita o per la richiesta di informazioni in merito ai nostri Servizi, ti verrà richiesto di inserire informazioni quali il tuo nome, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail, l’azienda per cui lavori, etc.

Inoltre, quando comunichi con MailSenpai tramite gli indirizzi e-mail che trovi sul Sito, MailSenpai potrà raccogliere le ulteriori informazioni che deciderai di fornire.

Candidature

Registrandoti alla sezione del Sito relativa alle candidature per lavorare in MailSenpai (“Lavora con noi”), ti sarà chiesto di riempire un form (la “Domanda”) tramite il quale potrai fornire a MailSenpai diversi tipi di Dati Personali, quali i tuoi dettagli di contatto, i dettagli professionali/lavorativi (ad es. università frequentata, conoscenza delle lingue straniere, qualifiche professionali, link ai tuoi profili professionali sui social network, ecc.) e di caricare, tramite la specifica funzione, il tuo CV.

Alla ricezione di una Domanda, MailSenpai potrà valutare, anche se non li avrai indicati nella Domanda, i tuoi profili professionali sui social network (ad es. Linkedin) o siti professionali a te riferibili, se pubblicamente accessibili, per avere ulteriori informazioni utili a valutare la tua compatibilità con la posizione per cui ti candidi.

Ulteriori informazioni sul trattamento dei tuoi Dati Personali che raccogliamo tramite le Domande sono presenti nell’informativa che trovi nella piattaforma per le candidature.

Speciali categorie di dati personali

Alcune sezioni del Sito (ad es. il form per essere ricontattati o quello per segnalare uno spam) includono dei campi liberi in cui puoi fornire a MailSenpai alcune informazioni, che potrebbero contenere Dati Personali.

Dato che questi campi sono liberi, potresti utilizzarli per comunicare (volontariamente o meno) alcune categorie sensibili di Dati Personali, come dati idonei a rivelare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

MailSenpai ti invita a non inviare tali Dati Personali se non strettamente necessario. Invero, tali speciali categorie di Dati Personali possono essere oggetto di trattamento solo con il tuo consenso esplicito e nel rispetto della normativa pro tempore vigente. MailSenpai sottolinea pertanto l’importanza di manifestare il tuo esplicito consenso al trattamento delle speciali categorie di Dati Personali, laddove decidessi di condividere tali informazioni.

Dati forniti volontariamente dall’interessato

Come già sopra accennato, in alcune sezioni del Sito ti è consentito inserire dei messaggi di testo, visibili a MailSenpai, che potrebbero contenere Dati Personali di altre persone.

Rispetto a tali ipotesi, ti poni come autonomo titolare del trattamento, assumendoti tutti gli obblighi e le responsabilità di legge. In tal senso, conferisci sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, ecc. che dovesse pervenire a MailSenpai da terzi soggetti i cui Dati Personali siano stati trattati attraverso il tuo utilizzo delle funzioni del Sito in violazione delle norme sulla tutela dei dati personali applicabili. In ogni caso, qualora fornissi o in altro modo trattassi Dati Personali di terzi nell’utilizzo del Sito, garantisci fin da ora – assumendotene ogni connessa responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda sul consenso di tale terzo interessato o su un’altra idonea base giuridica che legittima il trattamento delle informazioni in questione.

Dati raccolti quando ti inviamo email

Nelle email che ti inviamo possiamo rilevare l’apertura del messaggio e i clic sui collegamenti. Cosa raccogliamo, perché, su quale base e come puoi scegliere è spiegato al paragrafo 4-ter.

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni Dati Personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, etc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del Sito e per controllarne il corretto funzionamento, per identificare anomalie e/o abusi, e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito o di terzi: salva questa eventualità, allo stato i dati sui contatti web non persistono per più di cinque (5) giorni.

Cookies

Definizioni, caratteristiche e applicazione della normativa

I cookie sono piccoli file di testo che i siti visitati dall’utente inviano e registrano sul suo computer o dispositivo mobile, per essere poi ritrasmessi agli stessi siti alla successiva visita. Proprio grazie ai cookie un sito ricorda le azioni e preferenze dell’utente (come, ad esempio, i dati di login, la lingua prescelta, le dimensioni dei caratteri, altre impostazioni di visualizzazione, ecc.) in modo che non debbano essere indicate nuovamente quando l’utente torni a visitare detto sito o navighi da una pagina all’altra di esso. I cookie, quindi, sono usati per eseguire autenticazioni informatiche, monitoraggio di sessioni e memorizzazione di informazioni riguardanti le attività degli utenti che accedono ad un sito e possono contenere anche un codice identificativo unico che consente di tenere traccia della navigazione dell’utente all’interno del sito stesso per finalità statistiche o pubblicitarie. Nel corso della navigazione su un sito, l’utente può ricevere sul suo computer anche cookie di siti o di web server diversi da quello che sta visitando (c.d. cookie di “terze parti”).

Alcune operazioni non potrebbero essere compiute senza l’uso dei cookie, che in certi casi sono quindi tecnicamente necessari per lo stesso funzionamento del sito.

Esistono vari tipi di cookie, a seconda delle loro caratteristiche e funzioni, e questi possono rimanere nel computer dell’utente per periodi di tempo diversi: c.d. cookie di sessione, che viene automaticamente cancellato alla chiusura del browser; c.d. cookie persistenti, che permangono sull’apparecchiatura dell’utente fino ad una scadenza prestabilita.

In base alla normativa applicabile, per l’utilizzo dei cookie non sempre è richiesto un espresso consenso dell’utente. In particolare, solitamente non richiedono tale consenso i “cookie tecnici“, cioè quelli utilizzati al solo fine di effettuare la trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica, o nella misura strettamente necessaria per erogare un servizio esplicitamente richiesto dall’utente. Si tratta, in altre parole, di cookie indispensabili per il funzionamento del sito o necessari per eseguire attività richieste dall’utente.

Per i “cookie di profilazione“, viceversa, cioè quelli volti a creare profili relativi all’utente e utilizzati al fine di inviare messaggi pubblicitari in linea con le preferenze manifestate dallo stesso nell’ambito della navigazione in rete, solitamente è richiesto un preventivo consenso dell’utente, per quanto dipenda dalla normativa applicabile.

Tipologie di cookie utilizzate dal Sito e possibilità di (de-)selezione

Il Sito utilizza i seguenti cookie che possono essere de-selezionati, salvo che per i cookie di terze parti per i quali dovrai fare riferimento direttamente alle relative modalità di selezione e de-selezione dei rispettivi cookie, indicate a mezzo di link:

– Cookie tecnici di navigazione o sessione, strettamente necessari per il funzionamento del Sito o per consentirti di usufruire dei contenuti e dei servizi richiesti.

– Cookie analitici, che consentono di comprendere come il Sito viene utilizzato. Con questi cookie non vengono raccolte informazioni sulla tua identità, né alcun Dato Personale. Le informazioni sono trattate in forma aggregata ed anonima.

– Cookie di funzionalità, cioè utilizzati per attivare specifiche funzionalità del Sito e una serie di criteri selezionati (ad esempio, la lingua) al fine di migliorare il servizio reso.

– Cookie di profilazione, utilizzati al fine di inviare messaggi pubblicitari in linea con le preferenze da te manifestate nell’ambito della navigazione in rete.

MailSenpai utilizza inoltre cookie di terze parti, cioè cookie di siti o di web server diversi da quello di MailSenpai per finalità proprie di dette parti terze, tra cui anche cookie di profilazione. Si precisa che tali soggetti terzi, di seguito elencati con i relativi collegamenti alle politiche sulla privacy, sono tipicamente autonomi titolari del trattamento dei dati raccolti attraverso i cookie da essi serviti, oppure agiscono in quanto Responsabili del trattamento per MailSenpai (ossia trattano Dati Personali per conto di MailSenpai).

Nel dettaglio, i cookie inviati da MailSenpai tramite il Sito sono visualizzabili cliccando sul link qui riportati, unitamente alla relativa privacy policy:

www.mailsenpai.com

Impostazioni relative ai cookie

Puoi bloccare o cancellare (in tutto o in parte) i cookie tecnici e di funzionalità attraverso le specifiche funzioni del tuo Browser.

Ti informiamo tuttavia che non autorizzare i cookie tecnici potrebbe comportare l’impossibilità di utilizzare il Sito, visionarne i contenuti ed usufruire dei relativi servizi. Inibire i cookie di funzionalità potrebbe comportare che alcuni servizi o determinate funzioni del Sito non siano disponibili o non funzionino correttamente e potresti essere costretto a modificare o a inserire manualmente alcune informazioni o preferenze ogni volta che visiterai il Sito.

Le scelte operate in riferimento ai cookie del Sito saranno a loro volta registrate in un apposito cookie. Tale cookie potrebbe, tuttavia, in alcune circostanze non funzionare correttamente: in tali casi, ti consigliamo di cancellare i cookie non graditi e di inibirne l’utilizzo anche attraverso le funzionalità dei tuoi Browser.

Le tue preferenze in riferimento ai cookie andranno reimpostate nel caso in cui utilizzi diversi dispositivi o Browser per accedere al Sito.

Come visualizzare e modificare i cookie attraverso il Browser

Puoi autorizzare, bloccare o cancellare (in tutto o in parte) i cookie attraverso le specifiche funzioni del tuo Browser. Per avere maggiori informazioni su come impostare le preferenze sull’uso dei cookie attraverso il Browser, è possibile consultare le relative istruzioni:

Internet Explorer

Firefox

Chrome

Safari

Se non utilizzi nessuno dei browser sopra elencati, seleziona “cookie” nella relativa sezione della guida per scoprire dove si trova la tua cartella dei cookie.

Puoi inoltre gestire le tue scelte rispetto ai cookie di terze parti utilizzando delle piattaforme online come AdChoice o All about cookies.

ATTENZIONE: disabilitando i cookie tecnici e/o di funzionalità il Sito potrebbe risultare non consultabile o alcuni servizi o determinate funzioni del Sito potrebbero risultare non disponibili o non funzionare correttamente e potresti essere costretto a modificare o a inserire manualmente alcune informazioni o preferenze ogni volta che visiterai il Sito.

Eliminazione dei cookie Flash

Fai clic sul collegamento che segue per modificare le tue impostazioni relative ai cookie Flash. Disabilitazione dei cookie Flash.

Siti Web di terze parti

Il Sito contiene collegamenti ad altri siti Web che dispongono di una propria informativa sulla privacy. Queste informative sulla privacy possono essere diverse da quella adottata da MailSenpai, che quindi non risponde per siti di terze parti.

3. Finalità del trattamento

MailSenpai utilizzerà i tuoi Dati Personali, raccolti attraverso il Sito, per le seguenti finalità:

fornire i Servizi quali: permetterti la registrazione sul Sito per poter accedere alla piattaforma ad accesso riservato ed aiutarti, nel caso in cui dovessi perderne o dimenticare i dettagli di login/password di registrazione al Sito; rispondere alle tue richieste di informazioni inviate tramite la sezione Contatti, ricontattarti alla conclusione di una trial gratuita per supportarti nel processo di acquisto dei nostri Servizi o risolvere eventuali problemi che tu possa aver riscontrato e fornirti qualsiasi altro Servizio tu richieda (“Fornitura del Servizio“);

inviarti la newsletter di MailSenpai, con contenuti informativi e commerciali sui nostri servizi, se ti sei iscritto (“Newsletter“);

inviarti comunicazioni di marketing, promozioni e pubblicità, ricerche di mercato e sondaggi, tramite e-mail, SMS, per telefono, tramite banner, posta cartacea, messaggistica istantanea, tramite un operatore, attraverso le pagine social media ufficiali di MailSenpai, nonché per attività di marketing in senso lato, incluse le manifestazioni a premio, giochi e concorsi, di prodotti e/o servizi riferibili a MailSenpai o a terze parti (“Marketing“);

inviarti comunicazioni di marketing via e-mail riguardanti prodotti e servizi simili a quelli che hai acquistato (“Soft Spam“);

per creare un tuo profilo attraverso l’uso di cookie di profilazione, ove accettati, dunque raccogliendo e analizzando informazioni sulle tue attività generali sul Sito. Questo profilo verrà utilizzato per fornirti informazioni su altri prodotti e/o servizi che MailSenpai ritiene possano interessarti e per mostrarti pubblicità che potrebbero essere pertinenti ai tuoi gusti. Tutti gli algoritmi coinvolti in questo processo automatizzato o semi automatizzato vengono regolarmente testati per assicurarci che non ti vengano proposti prodotti che non ti interessano (“Profilazione“);

assolvere ad obblighi di legge che impongono a MailSenpai la raccolta e/o l’ulteriore elaborazione di determinati tipi di Dati personali (“Compliance“);

controllare le modalità di utilizzo del Sito, prevenire o individuare qualsiasi abuso nell’utilizzo del Sito, o qualsiasi attività fraudolenta e dunque permettere a MailSenpai di tutelarsi in giudizio (“Abusi/Frodi“).

4. Base legale e natura obbligatoria o facoltativa del trattamento

Le basi legali utilizzate da MailSenpai per trattare i tuoi Dati, secondo le finalità indicate nel precedente paragrafo, sono le seguenti:

Fornitura del Servizio: il trattamento per questa finalità è necessario per poterti fornire i Servizi e, pertanto, per l’esecuzione di misure pre-contrattuali o contrattuali da te richieste. Non è obbligatorio fornire a MailSenpai i tuoi Dati Personali per questa finalità, ma in caso contrario non sarà possibile fornirti alcun Servizio.;

Newsletter: il trattamento per questa finalità è basato sul tuo consenso, che dai iscrivendoti e che comprende la rilevazione di aperture e clic descritta al paragrafo 4-ter. Non è obbligatorio dare il consenso e puoi revocarlo in qualsiasi momento senza alcuna conseguenza, con il link presente in ogni email o seguendo le indicazioni del Paragrafo “Diritti dell’interessato” della presente Informativa; dal collegamento «Preferenze sul tracciamento» puoi anche disattivare solo il tracciamento delle aperture;

Marketing: il trattamento per questa finalità è basato sul tuo consenso. Non è obbligatorio dare il tuo consenso a MailSenpai per questa finalità e sei libero di revocarlo in qualsiasi momento senza alcuna conseguenza (tranne per il fatto che non riceverai più comunicazioni di marketing da MailSenpai). Puoi revocare il tuo consenso precedentemente conferito seguendo le indicazioni presenti al Paragrafo “Diritti dell’interessato” della presente Informativa;

Soft Spam: il trattamento per tale finalità è basato sul legittimo interesse di MailSenpai ad inviarti comunicazioni di marketing via e-mail riguardanti prodotti e servizi simili a quelli che hai già acquistato tramite il Sito. Puoi interrompere la ricezione di queste comunicazioni, senza alcuna conseguenza per te (tranne il fatto che non riceverai più ulteriori comunicazioni di questo genere da MailSenpai) utilizzando il link che trovi in calce ad ognuna di queste e-mail;

Profilazione: il trattamento per questa finalità è basato sul tuo consenso raccolto attraverso il banner cookie. Non è obbligatorio dare il tuo consenso a MailSenpai per questa finalità e sei libero di revocarlo in qualsiasi momento senza alcuna conseguenza. Puoi revocare il tuo consenso precedentemente conferito seguendo le indicazioni presenti al Paragrafo “Diritti dell’interessato” della presente Informativa o, per quanto riguarda i cookies, le indicazioni presenti nella sezione Cookies;

Compliance: il trattamento per questa finalità è necessario per MailSenpai al fine di assolvere eventuali obblighi di legge. Quando fornisci dei Dati Personali a MailSenpai, dovranno essere trattati secondo la normativa applicabile, il che potrebbe comportare la loro conservazione e comunicazione alle Autorità per obblighi contabili, fiscali o di altra natura;

Abusi/Frodi: le informazioni raccolte per questa finalità saranno usate esclusivamente per prevenire e/o individuare eventuali attività fraudolente o abusi nell’utilizzo del Sito e dunque permette a MailSenpai di tutelarsi in giudizio.

4-bis. Dettaglio di alcuni trattamenti

Ordini, prova gratuita e pagamenti. Quando attivi una prova o acquisti un piano tramite il checkout di app.mailsenpai.com trattiamo i dati dell’azienda e del referente (ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, email, telefono, dati di fatturazione) e i dati dell’ordine. I pagamenti sono gestiti da Stripe, che tratta i dati della carta o del conto: MailSenpai non conserva i dati completi della carta. Le fatture sono trasmesse tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Base giuridica: esecuzione del contratto e obblighi di legge. Durante la prova e il servizio ti inviamo comunicazioni di servizio (ad esempio promemoria di fine prova, avvisi sul volume, resoconto periodico degli invii).

Servizio di relay SMTP (SMTP Senpai). Per i messaggi che il Cliente invia tramite il relay, MailSenpai agisce come Responsabile del trattamento per conto del Cliente, come previsto dai Termini e Condizioni. Il registro degli invii (indirizzo del destinatario, esito, motivo dell’eventuale rimbalzo, dati tecnici di consegna) è conservato per 90 giorni; gli indirizzi che risultano inesistenti o che hanno segnalato spam sono conservati nell’elenco di soppressione del Cliente per impedire nuovi invii verso di essi.

Misurazione delle campagne pubblicitarie. Solo se acconsenti ai cookie pubblicitari tramite il banner, oltre ai pixel di Meta e Google presenti sul Sito, comunichiamo direttamente dai nostri server a Meta (Conversions API) e a Google (conversioni avanzate e importazione delle conversioni) gli eventi rilevanti del percorso di acquisto, come la richiesta della prova, l’avvio del checkout, l’attivazione della prova e l’acquisto, con il relativo valore. Insieme all’evento possono essere inviati indirizzo email e numero di telefono in forma cifrata con algoritmo di hash (SHA-256), gli identificativi del clic sull’annuncio e dei cookie pubblicitari (ad esempio fbclid, _fbp, _fbc, gclid), l’indirizzo IP e il tipo di browser. Lo scopo è misurare l’efficacia delle nostre campagne e ottimizzarne la pubblicazione. Base giuridica: consenso, revocabile in qualsiasi momento dalle impostazioni dei cookie; senza consenso questi dati non vengono inviati. Meta Platforms Ireland Ltd e Google Ireland Ltd trattano i dati anche secondo le proprie informative.

Gestione dei contatti e punteggio di interesse. I contatti che ci hanno lasciato i propri dati (ad esempio richiedendo una prova, iscrivendosi alla newsletter o acquistando) sono gestiti in un sistema di gestione dei clienti (CRM) ospitato su server nell’Unione Europea. Registriamo le interazioni con MailSenpai (richieste, fasi dell’ordine, aperture e clic delle nostre email, utilizzo del servizio) e ne ricaviamo un punteggio e un livello di interesse che decresce nel tempo in assenza di attività. Li utilizziamo, per chi ha acconsentito a ricevere comunicazioni di marketing, per scegliere quali email informative inviare e con quale frequenza, e per organizzare il ricontatto commerciale. Da questo trattamento non derivano decisioni con effetti giuridici o analoghi effetti significativi. Base giuridica: consenso (Marketing e Profilazione), revocabile in qualsiasi momento tramite il link presente in ogni email o tramite il GDPR Privacy Center.

Richieste di recensione. Ai clienti che utilizzano un nostro servizio a pagamento da almeno 30 giorni possiamo inviare una sola email per chiedere un parere su piattaforme di recensioni (ad esempio Trustpilot o Google). Base giuridica: legittimo interesse a raccogliere il riscontro dei clienti; puoi opporti in qualsiasi momento rispondendo all’email o tramite il GDPR Privacy Center. La pubblicazione della recensione avviene sulla piattaforma scelta e secondo le sue condizioni.

Registro delle accettazioni e dei consensi. Quando accetti le condizioni generali, prendi visione di questa informativa, presti o neghi un consenso facoltativo (checkout, moduli del sito) o scegli se accettare i cookie pubblicitari (banner del sito e riquadro del checkout), registriamo: la versione del documento che ti è stata mostrata con la sua impronta digitale (SHA-256), il testo della casella o del pulsante, la scelta, data e ora, indirizzo IP e browser, e l’ordine o l’account collegato. Servono a dimostrare l’accettazione e i consensi e a difendere i nostri diritti. Base giuridica: adempimento di obblighi di legge e legittimo interesse alla prova e alla tutela in giudizio. Conservazione: per la durata del contratto e per 10 anni dalla sua cessazione per le accettazioni contrattuali; 5 anni per le scelte sui cookie e sui consensi facoltativi.

Dove sono i dati. I dati della piattaforma, del relay e del CRM sono ospitati su server situati nell’Unione Europea. I trasferimenti verso Paesi terzi possono avvenire nei casi descritti al paragrafo 6.

Principali fornitori. Oltre alle categorie indicate al paragrafo 5, i dati possono essere trattati da: fornitori di infrastruttura e hosting con data center nell’Unione Europea; Stripe (pagamenti); Meta Platforms Ireland Ltd e Google Ireland Ltd (misurazione e pubblicità, solo con il tuo consenso); fornitori di servizi di rete e protezione del Sito (CDN).

4-ter. Email: aperture e clic

Questo paragrafo riguarda due casi diversi:

  • A) le email che MailSenpai invia ai propri iscritti e contatti (newsletter, comunicazioni informative e commerciali). Qui MailSenpai è titolare del trattamento.
  • B) le email che i nostri clienti inviano ai loro iscritti usando la piattaforma MailSenpai. Qui il titolare è il cliente che invia l’email; MailSenpai tratta i dati solo per suo conto, come responsabile del trattamento.

Come funziona.

  • Apertura. L’email contiene una piccola immagine invisibile (detta «pixel»). Quando il programma di posta la scarica, il nostro server registra che l’email è stata aperta.
  • Clic. I collegamenti presenti nell’email passano prima dai nostri server, che registrano il clic e poi ti portano subito alla pagina richiesta.

Quali dati. Data e ora dell’apertura o del clic; indirizzo IP; tipo di programma di posta, browser e dispositivo (user agent); posizione approssimativa ricavata dall’indirizzo IP (paese e città, usata per i clic e per le disiscrizioni); un codice che identifica l’iscritto e la campagna.

Aperture: individuali oppure solo anonime.

  • Rilevazione individuale delle aperture: avviene solo se hai dato il consenso, oppure, per chi era già iscritto prima del 29 ottobre 2026, finché non scegli di disattivarla (vedi «Iscritti già presenti» più sotto).
  • Conteggio anonimo: se non hai dato il consenso o lo hai revocato, l’email contiene al posto del pixel individuale un pixel uguale per tutti i destinatari della campagna. Serve solo a contare il totale delle aperture. Non salviamo il tuo indirizzo IP né i dati del dispositivo e il conteggio non può essere collegato a te.

Clic. I clic sui collegamenti sono registrati in forma individuale per tutti i destinatari, anche per chi ha disattivato il tracciamento delle aperture. La scelta sulle preferenze di tracciamento riguarda solo le aperture.

Le tue scelte. In fondo a ogni email trovi due collegamenti:

  • «Preferenze sul tracciamento»: apre una pagina dove puoi scegliere se continuare a ricevere le email senza il tracciamento delle aperture, riattivarlo oppure disiscriverti. La scelta vale per tutte le liste dello stesso mittente.
  • «Disiscriviti»: smetti di ricevere le email di quella lista.

La revoca del consenso non rende illecito il trattamento fatto prima della revoca.

A) Email inviate da MailSenpai

Finalità.

  • Aperture individuali: capire chi legge le nostre email, scegliere contenuti e frequenza più adatti e, se hai dato anche il consenso alla profilazione, aggiornare il punteggio di interesse descritto al paragrafo 4-bis.
  • Conteggio anonimo delle aperture: misurare il risultato complessivo di ogni invio.
  • Clic: misurare quali contenuti interessano, riconoscere i clic automatici fatti dai sistemi di sicurezza della posta e proteggere il servizio da abusi; con il consenso alla profilazione, aggiornare il punteggio di interesse.

Base giuridica.

  • Newsletter e comunicazioni commerciali a cui ti sei iscritto: il consenso che dai con l’iscrizione, che comprende la rilevazione individuale di aperture e clic (art. 6, par. 1, lett. a, del Regolamento UE e art. 122 del Codice privacy). Puoi revocarlo disiscrivendoti, oppure disattivare solo il tracciamento delle aperture dal collegamento «Preferenze sul tracciamento».
  • Iscritti già presenti prima del 29 ottobre 2026: ricevono questa informativa con il primo invio utile e possono disattivare il tracciamento delle aperture in ogni momento dal collegamento «Preferenze sul tracciamento», secondo il regime transitorio previsto dalle Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali sui pixel di tracciamento (provvedimento n. 284 del 17 aprile 2026).
  • Conteggio anonimo: non vengono salvati dati personali.
  • Clic nelle altre email che ti inviamo: la base giuridica prevista dalla normativa italiana in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679, D.Lgs. 196/2003 “Codice privacy” e Linee guida del Garante sui pixel di tracciamento del 2026) per il tipo di comunicazione che ricevi, come indicato ai paragrafi 4 e 4-bis.

Conservazione.

  • Aperture e clic individuali: 12 mesi dalla data dell’evento, poi vengono cancellati.
  • Totali anonimi delle campagne: non contengono dati personali e possono essere conservati senza limite di tempo.
  • Registrazione della tua scelta (consenso, revoca, riattivazione) con data e ora: secondo i tempi del registro dei consensi facoltativi descritto al paragrafo 4-bis, per poter dimostrare la scelta.
  • Il punteggio di interesse nel CRM segue le regole del paragrafo 4-bis.

Destinatari. I dati sono ospitati su server nell’Unione Europea. Possono trattarli, come nostri responsabili, i fornitori di infrastruttura e hosting con data center nell’Unione Europea e il fornitore di rete e protezione del Sito (CDN). Non vendiamo né cediamo questi dati a terzi.

B) Email inviate dai clienti tramite la piattaforma

Chi è il titolare. Il titolare del trattamento è il cliente che ti ha inviato l’email: il suo nome e i suoi contatti sono indicati nell’email stessa (di solito in fondo). MailSenpai tratta i dati solo per suo conto e secondo le sue istruzioni, come responsabile del trattamento, in base al contratto e all’accordo sul trattamento dei dati (Allegato A).

Cosa fa la piattaforma.

  • Rileva aperture e clic con le modalità descritte sopra, per conto del cliente.
  • Il cliente decide, per ogni lista, la regola sulle aperture: rilevazione individuale per gli iscritti presenti prima del 29 ottobre 2026 finché non la disattivano e solo con consenso per i nuovi iscritti; solo con consenso; oppure mai.
  • In ogni email inserisce il collegamento «Preferenze sul tracciamento». La scelta vale per tutte le liste dello stesso cliente e non riguarda gli altri clienti di MailSenpai.
  • Per chi non ha dato il consenso o lo ha revocato usa solo il conteggio anonimo.
  • I clic sono registrati in forma individuale quando il cliente mantiene attivo il tracciamento dei collegamenti.

Finalità e base giuridica. Le stabilisce il cliente, nel rispetto della normativa italiana in materia di protezione dei dati personali: il cliente deve fornirti la propria informativa e, dove serve, chiederti il consenso.

Conservazione. Aperture e clic individuali sono conservati per 12 mesi dalla data dell’evento e poi cancellati, salvo che il cliente li cancelli prima. Alla fine del contratto con il cliente i dati sono cancellati secondo i Termini e Condizioni.

Dove sono i dati e chi li tratta. Server nell’Unione Europea. I subresponsabili di MailSenpai sono elencati nell’Allegato A.

I tuoi diritti. Per esercitare i tuoi diritti rivolgiti al mittente dell’email. Se scrivi a MailSenpai, inoltriamo la richiesta al mittente. Puoi sempre usare i collegamenti «Preferenze sul tracciamento» e «Disiscriviti» presenti nell’email.

5. Destinatari dei dati personali

I tuoi Dati Personali potranno essere condivisi con i soggetti presenti indicati di seguito (i “Destinatari”):

soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ossia: i) persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a MailSenpai in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria e di recupero crediti relativamente alla erogazione dei Servizi; ii) soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica (inclusa la manutenzione degli apparati di rete e delle reti di comunicazione elettronica);

soggetti con i quali sia necessario interagire per l’erogazione dei Servizi (ad esempio gli hosting provider);

persone autorizzate da MailSenpai al trattamento di Dati Personali necessario a svolgere attività strettamente correlate all’erogazione dei Servizi, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. dipendenti di MailSenpai);

partner di MailSenpai per finalità amministrative interne;

soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i tuoi Dati Personali per finalità di Compliance, Abusi o Frodi, o per ordini delle autorità;

partner commerciali solo se hai prestato uno specifico consenso in tal senso.

6. Trasferimenti dei dati personali

Alcuni dei tuoi Dati Personali potrebbero essere condivisi con Destinatari, sia interni che esterni a MailSenpai, che si potrebbero trovare al di fuori dello Spazio Economico Europeo. MailSenpai assicura che il trattamento dei tuoi Dati Personali da parte di questi Destinatari avverrà nel rispetto della normativa applicabile. Invero, i trasferimenti saranno effettuati tramite adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza, Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea o altre garanzie considerate adeguate. Maggiori informazioni sono disponibili tramite il GDPR Privacy Center (modulo di contatto).

In particolare, Meta e Google possono trasferire i dati negli Stati Uniti sulla base del Data Privacy Framework UE-USA e delle Clausole Contrattuali Standard; lo stesso vale, ove applicabile, per Stripe.

7. Conservazione dei dati personali

I Dati Personali trattati per la finalità di Fornitura dei Servizi saranno conservati da MailSenpai per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità (es. per rispondere alle richieste di informazioni inviateci tramite la sezione Contatti). In ogni caso, poiché tali Dati Personali sono trattati per fornirti i Servizi, MailSenpai potrà conservarli per un periodo maggiore, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere gli interessi di MailSenpai da possibili reclami relativi ai Servizi.

I Dati Personali trattati per le finalità di Marketing, Newsletter e Profilazione saranno conservati da MailSenpai fino al momento in cui revochi il tuo consenso. Una volta revocato il consenso, MailSenpai non utilizzerà più i tuoi Dati Personali per tali finalità, ma potrà comunque conservarli, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere gli interessi di MailSenpai da possibili reclami basati su tali trattamenti.

I Dati Personali trattati per la finalità di Soft Spam saranno conservati da MailSenpai fino a quando non ti opporrai a tale trattamento attraverso il link che trovi in calce ad ognuna delle e-mail di Soft Spam.

I Dati Personali trattati per la finalità di Compliance saranno conservati da MailSenpai per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa applicabile.

I Dati Personali trattati al fine di prevenire Abusi/Frodi saranno conservati da MailSenpai per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità e dunque fino al momento in cui MailSenpai sarà tenuta a conservarli per tutelarsi in giudizio o per comunicare detti dati alle Autorità competenti.

In particolare: i dati fiscali e contabili relativi agli ordini sono conservati per 10 anni come previsto dalla legge; il registro degli invii del relay per 90 giorni; i dati usati per il punteggio di interesse fino alla revoca del consenso o all’opposizione; aperture e clic individuali delle email per 12 mesi dalla data dell’evento (paragrafo 4-ter); la registrazione delle scelte sul tracciamento secondo i tempi del registro dei consensi facoltativi (paragrafo 4-bis).

8. Diritti dell’interessato

Hai il diritto di chiedere a MailSenpai, in qualunque momento:

l’accesso ai tuoi Dati Personali, (o una copia di tali Dati Personali), nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi;

la rettifica o l’aggiornamento dei tuoi Dati Personali trattati da MailSenpai, laddove fossero incompleti o non aggiornati;

la cancellazione dei tuoi Dati Personali dai database di MailSenpai;

la limitazione del trattamento dei tuoi Dati Personali da parte di MailSenpai;

di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati Personali che ti riguardano;

Potrai, inoltre:

opporti al trattamento dei tuoi Dati Personali da parte di MailSenpai (es. Soft Spam);

revocare il tuo consenso per le finalità di Marketing, Newsletter e Profilazione.

Puoi revocare il consenso al Marketing inviato a mezzo e-mail e interrompere la ricezione di Soft Spam utilizzando il link che trovi in calce ad ogni email ricevuta. La stessa modalità potrà essere utilizzata per interrompere la ricezione della newsletter di MailSenpai. Dal collegamento «Preferenze sul tracciamento» presente in ogni email puoi invece disattivare solo il tracciamento delle aperture (paragrafo 4-ter).

Il consenso alla Profilazione attraverso i cookies può essere revocato tramite le modalità indicate nel precedente Paragrafo 2.

Oltre a quanto sopra riportato, puoi esercitare i tuoi diritti anche contattando MailSenpai tramite il GDPR Privacy Center (modulo di contatto).

In ogni caso hai sempre diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) qualora ritieni che il trattamento dei tuoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore.

9. Modifiche

MailSenpai si riserva di modificarne o semplicemente aggiornarne il contenuto, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. MailSenpai ti informerà di tali variazioni mediante notifica sul sito ed esse saranno vincolanti non appena pubblicate sul Sito. MailSenpai ti invita quindi a visitare con regolarità questa sezione per prendere cognizione della più recente ed aggiornata versione della privacy policy in modo da essere sempre aggiornato sui dati raccolti e sull’uso che ne fa MailSenpai.