Quante volte ti è capitato di aver preparato per ore un’email, con massima cura e attenzione e poi renderti conto successivamente di aver sbagliato? Non preoccuparti! L’errore può capitare a tutti. Potresti essere stato un po’ superficiale o ansioso di inviare. O perché hai commesso qualche guaio a cui è difficile rimediare.
Qualunque possa essere stata la causa, devi porre rimedio a questo disagio. Non temere. Imparare a chiedere scusa è un’arte fondamentale, non solo nel lavoro ma anche nella vita. Ma sono davvero necessarie? Assolutamente si. In questo articolo ti aiuteremo a creare email di scuse adatte ad ogni occasione ed evenienza. Cominciamo!

Premessa

Facciamo un passo indietro. Nelle precedenti pubblicazioni abbiamo avuto modo di affrontare l’argomento email. Anche perché oggi giorno è il mezzo più utilizzato sul web per comunicare.

Che cos’è dunque un’email?

In poche parole non è altro che un semplice messaggio di testo che può contenere contenuti visivi, immagini, video, link cliccabili e documenti allegati. La ricezione tra una posta elettronica e un’altra è immediata. Negli ultimi anni ha assunto sempre più importanza poiché è alla portata di tutti, grandi e piccoli. Abbiamo affrontato diverse tipologie di mail, dalla pec (posta elettronica certificata) all’email marketing.

Ma oggi quello che ci chiediamo è: Come scrivere un’email di scuse per scusarsi di un errore commesso?

Che cos’è una email di scuse?

Scusa è una parola difficile da dire e contestualizzare, eppure super efficace se si vuol comunicare nel migliore dei modi. La prima cosa che devi fare è pensare alla motivazione che ti spinge a chiedere scusa. Un esempio banale. Sei in ufficio e hai controllato con cura tutte le fatture e le ricevute, quando ti accorgi improvvisamente che c’è uno zero in più. E’ sicuramente un errore di distrazione. Panico! Cosa fare?

La soluzione è inviare un messaggio di scuse formale per rimediare all’errore commesso. Basterà semplicemente impostare un’email per cercare un contatto, il più diretto possibile, nei confronti dei clienti.

Chiedere scusa è come fare una torta. Non basta l’intenzione per renderla buonissima, ci vogliono tutti gli ingredienti necessari. Ammettere i propri errori è già un passo avanti. Tra i tanti commessi ci sono quelli più gravi, quelli meno e quelli che si verificano più spesso. Se vuoi assicurarti che le tue scuse siano davvero efficaci, segui passo passo i suggerimenti che ti riportiamo qui sotto!

5 Step per cui è inevitabile inviare un’email di scuse

Sai che a volte è necessario, se non indispensabile chiedere scusa? Si, ma in quale occasione? Per prima cosa, le scuse mostrano empatia, o quella che potrebbe essere definita la forza motrice tra chi ascolta e chi parla. Ci sono dei momenti in cui questo patos deve essere sempre più forte, quasi inevitabile. Attraverso questi 5 Step puoi capire come farlo.

• 1 Step: Informazioni poco chiare nel messaggio: Quando si è di fronte ad un interlocutore è importante che vi sia affinità. Se questa manca o se i messaggi risultano essere poco decifrabili è bene inviare una email di scuse.
• 2 Step: Errori all’interno del testo: Può capitare a chiunque di scrivere frettolosamente e compiere errori grammaticali o di distrazione. La prossima volta impiega più tempo per la rilettura. Li noterai molto più facilmente!
• 3 Step: Problemi di varia natura: tecnici, di collegamento. Qualsiasi sia il genere, è sempre meglio scusarsi con l’interlocutore.
• 4 Step: Destinatario errato: é l’errore più comune, ma nasconde tante insidie. Volevi inviare una email alla tua collega e invece è stata recapitata al tuo datore di lavoro? Il problema non sussiste se il messaggio è innocuo. Nel caso contrario, beh sarebbe alquanto inadeguato. Come risolvere? Creati una mail list per ogni tipologia di testo. Così non ti confonderai.
• 5 Step: Ritardo nella consegna dei prodotti o merce difettata: la maggior parte delle volte, soprattutto nella spedizione di articoli acquistati online, si verifica un guasto del prodotto. O perché c’è un errore di fabbricazione o perché durante il trasporto può aver subito abrasioni. O nella peggiore delle ipotesi non è rintracciabile. In questi casi l’unica soluzione è tracciare il prodotto e strutturare un’email di scuse.

Come scrivere un’email di scuse?

Se ti stai mangiando le mani o stai fissando per ore il vuoto per rimediare al tuo errore, non preoccuparti. Innanzitutto devi avere consapevolezza, prenderti le tue responsabilità e motivare le tue ragioni.

Perché, come dice il grande George Bernand Shaw:

Il successo non consiste nel non commettere errori, ma nel non ripeterli una seconda volta.

Attraverso questi esempi elencati di seguito, potrai farlo senza esitare e senza ricorrere a soluzioni poco soddisfacenti. Sei pronto? Iniziamo!

Esempio email di scuse informale

• Per prima cosa dovrai indicare in alto a sinistra nome, indirizzo, città stato/provincia del destinatario;
• Successivamente dovrai indicare l’oggetto. E’ sempre meglio scusarsi all’inizio e non alla fine della email, così da creare subito un’empatia tra te e il tuo utente;
• Iniziare con “Gentile” o “Gentilissima”, a seconda che sia uomo o donna;
• Strutturare l’email in maniera chiara e diretta, senza troppi fronzoli. Arriva dritto al punto e cerca di manifestare le tue ragioni e le tue motivazioni; Ad esempio potresti dire “Mi scusi se ho ritardato con la consegna ma ho avuto un problema xxx, ho ritenuto informarla in anticipo per non creare ulteriori disguidi. La prego di accettare le mie scuse..”
• Alla fine concludi con “Distinti Saluti” e inserisci la tua firma personale. Il solo pensiero di ricevere delle email di scuse automatiche irrita il cliente. Quando si sbaglia nessuno vuole metterci la faccia. Ammettere l’errore farà di te un professionista. Non nasconderti dietro ad un dito. Inserisci il tuo nome e cognome, così i tuoi clienti potranno riconoscerti e contattarti personalmente.

Stai cercando un modello di email di scuse? Ecco per te un fac simile!

Esempi di email di scuse formale

• Come nell’email informale, anche in quella formale in alto a sinistra si inserisce nome, indirizzo, città stato/provincia del destinatario;
• Poiché si tratta di una lettera formale, è necessario rivolgersi correttamente al lettore. Quindi, cerca di mantenere il tono professionale preferendo utilizzare sempre il “lei”, come ad esempio: “Alla cortese attenzione del/della” o “Egregio”, “Egregia“
• Nel caso in cui si tratti si un’azienda inserire “Spett.le”;
• Il corpo centrale della email deve presentare un resoconto specifico della situazione, illustrando il problema e tutte le implicazioni del caso. “Mi scusi se ho peccato di superficialità nell’efficacia della vostra richiesta xx..”, “Le assicuro che stiamo lavorando celermente per far sì che la problematica xx si risolva“;
• Si tende, molto spesso, a sottovalutare la chiusura dell’e-mail, quando ha, invece, molta più importanza dell’intestazione. Mantenere il tono di cortesia iniziale anche alla fine fa di te una persona rispettosa. Ad esempio “In attesa di una vostra gentile risposta, Le porgo Cordiali Saluti“

Se vuoi alleviare le tue incertezze su come strutturare un’email formale, puoi trovare qui un esempio da cui puoi prendere spunto

Alcuni suggerimenti

Ogni aspetto ha il suo lato positivo e questo vale anche per gli errori: analizza tutto ciò che è successo e traine vantaggi. Che i tuoi errori siano stati gravi o banali, poco importa. C’è sempre un modo per salvaguardare il tuo profilo e rimediare all’insuccesso. Per questo ti proponiamo alcuni consigli per evitare di sbagliare nuovamente e, perché no, trasformare lo spiacevole inconveniente in un’occasione.

• Sii sempre disponibile per delucidazioni e supporto;
• Garantire un servizio clienti più celere e efficiente;
• Trasforma l’errore in vantaggio. Non cadere nell’ autocommiserazione. Non è cascato mica il mondo! Impara da quelli che cadono, si rialzano e trasformano i loro sbagli in opportunità;
• Non procrastinare;
• Non reagire in modo impulsivo, sii paziente;
• Chiedi ai tuoi contatti di avere un feedback sulla gestione della situazione;
• Assicuratevi che i vostri clienti siano felici. Soddisfare il cliente è la prima operazione per rimediare all’errore. Ti sentirai grato e lo sarà anche chi è di fronte a te!

Conclusioni

Siamo arrivati alle battute finali. Sei riuscito a rimediare all’errore? Hai capito che quando si scrive una email di scuse è necessario essere diretti, trasparenti, responsabili e coerenti?

Focalizzati sugli elementi sopra citati e vedrai che non commetterai più nessun errore. Vuoi testare questi consigli e vedere quale funziona meglio per te? Hai a disposizione tutti gli strumenti necessari per crearti la tua email di scuse. E non dimenticare che per qualsiasi supporto noi di Mailsenpai siamo qui per offrirti il nostro aiuto!