Avere un dialogo con i propri clienti è fondamentale. Ma come fare? Ci sono i social network, certo. Ma permettono di parlare ad un gruppo eterogeneo di persone, non ai singoli individui. Le email sono invece adatte ad una comunicazione ad personam. Se hai un’azienda, tuttavia, non puoi inviarle tramite il tuo indirizzo di posta elettronica privato. O meglio, potresti. Ma non è di certo la strada da preferire. Ciò che ti serve allora è un indirizzo email aziendale. Tramite il quale mandare ai tuoi clienti comunicazioni ufficiali.

Per utilizzare al meglio questo strumento, però, lo devi conoscere. Questo è esattamente lo scopo del nostro articolo. Capirai cos’è l’email aziendale, ma non solo. Vogliamo anche aiutarti a capire come crearla. E perché dovresti farlo il prima possibile. Mettiti comodo dunque, si parte!

Cos’è l’email aziendale e a cosa serve

Intuire cos’è l’email aziendale non è di certo complicato. Il nome è infatti abbastanza eloquente: è un’email inviata da un’azienda. Ma non è tutto. La caratteristica fondamentale di una comunicazione di questo tipo è infatti il tipo di dominio. Perché si possa definire tale, l’email aziendale dev’essere inviata da un dominio registrato.

Il dominio, nelle email, è ciò che appare in un indirizzo subito dopo il simbolo della chiocciola. Ad esempio, gmail.com è un dominio. Nel caso delle aziende, il dominio corrisponde al loro nome. Non riceverai mai, ad esempio, un’email da nike@gmail.com. La comunicazione arriverà probabilmente da info@nike.com, o da un indirizzo analogo. Ecco, quello è un dominio registrato. L’azienda, in altre parole, lo ha acquistato per utilizzarlo nelle sue comunicazioni.

L’email aziendale è, dunque, una comunicazione inviata da un’azienda tramite un dominio registrato. A questo punto potrebbero sorgere dei dubbi: sono davvero necessarie le email aziendali? Perché bisogna acquistare un dominio? Le risposte a queste importanti domande sono nel prossimo paragrafo.

L’importanza delle email aziendali

Per comprendere l’importanza delle email aziendali, dobbiamo rispondere a due domande.

• Perché aprire una casella di posta aziendale? Si potrebbe usare quella del CEO o di un altro dirigente.
• Perché acquistare un dominio? In fin dei conti, esistono i provider gratuiti.

Andiamo con ordine. Immagina di utilizzare il tuo indirizzo privato per comunicare con i tuoi clienti. Si creerebbe una gran confusione, e non avresti la possibilità di dividere lavoro e vita privata. Senza contare che le aziende non possono essere riconducibili ad una singola persona, anche se questa è il CEO. Sono, al contrario, composte da un gruppo di persone che lavorano per un obiettivo comune.

I provider gratuiti, poi, sono perfetti se si tratta di email private. Ma nel caso delle aziende il rischio è di risultare poco professionali. O peggio, addirittura essere etichettati come spam. Nessuno infatti si aspetta che una comunicazione ufficiale provenga da un indirizzo generico, che tutti potrebbero creare.

Le email aziendali servono dunque a garantire l‘autenticità delle comunicazioni. E ad ispirare fiducia in chi le riceve. I destinatari di queste comunicazioni sono spinti ad aprire l’email per leggerne il contenuto proprio perché essa proviene da una fonte ufficiale.

Come si crea

A questo punto vorrai sapere come creare un’email aziendale. La buona notizia è che probabilmente ce l’hai già. Impossibile, dirai. Se avessi un indirizzo email aziendale lo sapresti. E se ti dicessimo che è quasi sempre compreso nel piano di abbonamento ad un provider di siti web? In altre parole, nel momento in cui crei il tuo sito web – acquistando lo spazio da un fornitore – ti viene fornita anche una casella di posta elettronica.

Per attivarla, puoi utilizzare cPanel. Si tratta di una sorta di pannello di controllo che si collega a diversi servizi di hosting. Permette di gestire account email, domini, database, password e molto altro. Ti basterà accedere al tuo account di web hosting e cercare cPanel. Cercare poi la sezione email e fare clic su Account email. Qui potrai vedere gli account esistenti. Per crearne di nuovi, ti basta cliccare sul pulsante Crea.

Se invece non hai ancora creato il tuo sito web, non preoccuparti. Ti basterà scegliere un provider, acquistare il dominio e successivamente configurare la tua casella di posta elettronica aziendale. Sono numerose le piattaforme che consentono di svolgere questa procedura in pochi passaggi. E a costi contenuti. Serverplan, Wix e GoDaddy sono, ad esempio, validi strumenti.

In alternativa, puoi acquistare un dominio da service provider specializzati. Aruba e Register sono i più utilizzati in Italia. A questi puoi associare un servizio di email marketing professionale, come quello di Mailsenpai. La nostra piattaforma ha tutto ciò che ti serve per gestire le tue email aziendali, un software affidabile e tre piani di abbonamento tra cui scegliere. E la puoi provare gratuitamente. Cosa aspetti? Contattaci per avere maggiori informazioni!

EmailEmail è il diminutivo del termine inglese electronic mail, ovvero posta elettronica. Si tratta di un messaggio inviato tramite un pc o altro dispositivo connesso in rete da un account... aziendale gratis: è possibile?

Non c’è nessuna regola che vieti di utilizzare servizi di posta elettronica gratuiti – Gmail, Hotmail, Libero ecc. – per inviare email aziendali. Come abbiamo detto, però, il rischio è di risultare poco professionali. È vero, si risparmia, ma si perde in credibilità. Insomma, il gioco non vale la candela.

Stai utilizzando uno di questi servizi per inviare email ai tuoi clienti? Niente panico, non devi ricominciare da zero. Puoi infatti spostare le comunicazioni dalla mail gratuita a quella aziendale. Come? In tre semplici passaggi.

1. La prima cosa da fare è acquistare un dominio e configurare la tua casella di posta elettronica. Puoi fare riferimento ai metodi descritti nel paragrafo precedente.
2. A questo punto devi “deviare” le comunicazioni al nuovo indirizzo. In altre parole, inoltrare la posta alla nuova casella. Vai dunque nelle Impostazioni della casella gratuita e cerca la sezione dedicata. Ad esempio, su Gmail si chiama Inoltro, pop3 e IMAP. Aggiungi l’indirizzo di inoltro e segui la procedura di conferma.
3. Infine, dovrai avvisare i contatti del cambiamento. Inserisci la nuova email aziendale sul tuo sito, in modo che i tuoi clienti possano trovarla facilmente. E imposta un autoresponder per informarli dell’avvenuto cambiamento.

Ricapitolando, dunque, creare un’email aziendale gratis è possibile, ma non consigliabile. Meglio affidarsi a servizi a pagamento. O, nel caso, riconvertire la propria email gratuita usata a scopo professionale.

Come gestire email aziendali

Creare una email aziendale, come abbiamo visto, è semplice. Gestirla, invece, è più impegnativo. Un’azienda, in particolare quelle molto grandi, ha infatti diverse anime al suo interno. Gruppi di persone che si dedicano ad un ambito specifico, come le risorse umane o l’assistenza clienti.

Riunire tutte queste persone – e le relative comunicazioni – in un unico spazio virtuale vorrebbe dire solo una cosa: caos. Per non parlare di quanto diventerebbe difficile tenere traccia delle email dei clienti. È a questo punto che entrano in gioco gli alias.

Ricordi l’esempio di Nike? Abbiamo ipotizzato un’email proveniente da info@nike.com. Le email, tuttavia, potrebbero arrivare anche da assistenza@nike.com. E si tratterebbe anche in quel caso di una comunicazione ufficiale. Gli alias hanno infatti lo scopo di incanalare il traffico di posta elettronica.

Se ne possono creare diversi, semplicemente premettendo una parola al dominio registrato. Parola che indichi a chi si sta scrivendo. Immagina infatti di voler ricevere assistenza proprio da Nike. Dovrai rivolgerti all’indirizzo denominato “assistenza”. E la risposta ti arriverà da chi si occupa di customer care.

L’email aziendale può inoltre essere utilizzata per comunicazioni interne. Ad ogni dipendente può infatti essere attivato un indirizzo email aziendale con il suo nome e cognome. In questo modo il flusso di lavoro si velocizza. E i dipendenti possono facilmente comunicare tra loro, anche a distanza.

Esempi di email aziendale

L’email aziendale è, di fatto, uno dei canali di comunicazione che ha a disposizione l’azienda. Uno strumento da utilizzare a seconda dei propri obiettivi. Lo scopo principale, senza dubbio, è comunicare con i propri clienti. Per cui si possono inviare email per comunicare l’arrivo di nuovi prodotti. O l’inizio dei saldi.

L’email aziendale, inoltre, può essere utilizzata per presentarsi. Per far conoscere meglio l’azienda e i suoi valori. Una sorta di biglietto da visita virtuale. Che i destinatari ricevono direttamente nella propria casella di posta elettronica.

Conosci le caratteristiche di una email di presentazione aziendale? Corri a leggere la nostra guida!

Infine, l’email aziendale serve anche come punto di riferimento per chiedere informazioni o ricevere assistenza. Per cui possono essere i clienti a scrivere all’azienda. Che, naturalmente, deve rispondere. In questo caso le email aziendali saranno dunque email di risposta alle domande dei clienti.

Vantaggi e svantaggi

Arrivati a questo punto, sarai curioso di scoprire vantaggi e svantaggi delle email aziendali. Eccoti accontentato. Partiamo dai vantaggi.

• Autorevole: un indirizzo email aziendale dice “puoi fidarti”. Ciò che leggerai è una comunicazione ufficiale, niente spam. Qualcosa che l’azienda vuole comunicarti.
• Professionale: può sembrare un dettaglio di poco conto, ma l’indirizzo mittente è fondamentale. Avere il proprio dominio è indice di professionalità e attenzione per i propri clienti.
• Facile da ricordare: quante volte hai dubbi sul tuo stesso indirizzo email? Sarà .com o .it? Era su gmail o yahoo? Pensa se dovessi fare questo sforzo mnemonico anche per le aziende. L’email aziendale è invece semplicissima da ricordare: basta conoscere il nome dell’azienda.
• Facilita la comunicazione azienda-cliente: l’email aziendale è un valido strumento per mantenere i rapporti con i propri clienti. Può essere dunque un ottimo alleato nella strategia di comunicazione dell’azienda.

Si sa, non è tutto rose e fiori. Anche nel nostro caso, esistono degli svantaggi. O meglio, degli elementi che potrebbero diventarlo. Partiamo dai costi. Non essendo gratis, le email aziendali hanno un costo. Ti rassicuriamo subito: tale costo è, quasi sempre, estremamente ridotto. Non ti servirà dunque un grosso budget da investire. Al contempo, c’è bisogno di persone che si occupino di leggere e smistare la posta. E, quando necessario, di rispondere. Anche in questo caso, dunque, sono necessari investimenti in termini di tempo e risorse.

Infine, un’email aziendale mal gestita è una grossa minaccia alla reputazione dell’azienda. I consumatori hanno infatti determinate aspettative. E si aspettano che le aziende rispondano alle loro esigenze. Ad esempio, scrivere all’assistenza e non ricevere risposta, oppure sentirsi poco considerati, è frustrante. E porta all’allontanamento dall’azienda.

Vuoi evitare questi inconvenienti? Allora leggi le strategie che abbiamo pensato per te!

Strategie e consigli

Prima di salutarti, vogliamo assicurarci di averti fornito tutti gli strumenti di cui hai bisogno per non sbagliare. Di seguito troverai dunque alcuni consigli per sfruttare al meglio l’email aziendale.

• Punta sulla semplicità. Come direbbero gli inglesi, keep it simple. Al momento di creare gli alias, rendili il più esplicativi possibile. Una semplice parola basta a far capire lo scopo di quell’indirizzo.
• Fatti trovare. Non scrivere la tua email in piccolo, sull’ultima riga del tuo sito web. Rendila, al contrario, facilmente reperibile. Ad esempio inserendola nella pagina dei contatti. E, naturalmente, sui tuoi profili social.
• Predisponi un team dedicato. Siamo nel 2021, ma purtroppo le email non hanno ancora imparato a scriversi da sole. Certo, gli strumenti velocizzano notevolmente il lavoro. Ma – escludendo le risposte automatiche – c’è ancora bisogno dell’intervento umano. Assicurati dunque che ci siano persone ad occuparsi della posta elettronica. Non solo per redigere le comunicazioni ufficiali, ma anche e soprattutto per rispondere ai clienti.

L’ultimo punto è fondamentale. Per apparire professionali, infatti, non basta possedere un’email aziendale. È necessario saperla utilizzare. Con i nostri consigli, ti risulterà più semplice.

Conclusioni

L’email aziendale è ormai un requisito imprescindibile per le aziende. Testimonia infatti professionalità. E ispira fiducia. Crearla, poi, è davvero semplice. Non hai scuse, dunque: se ancora non lo hai fatto, configura subito la tua. E per non sbagliare, segui i consigli che ti abbiamo dato.

Se hai bisogno di ulteriori consigli, non esitare a scriverci. Il team di Mailsenpai è composto da esperti di email marketing che saranno felici di aiutarti. E se questo articolo ti è piaciuto, lasciaci un commento. E invialo ai tuoi contatti: anche loro devono conoscere i vantaggi di una email aziendale!