Non ci sono dubbi: l’email marketing continua a essere uno degli strumenti più efficaci, in assoluto, per comunicare con clienti e prospect. Tuttavia, per ottenere risultati concreti è essenziale operare nel pieno rispetto della normativa email marketing.
Ciò implica applicare correttamente il GDPR per email, adottare processi trasparenti e garantire in ogni momento la conformità delle email inviate.
Quali sono i rischi in caso contrario?
Una gestione non conforme compromette – innanzitutto – la deliverability, riducendo drasticamente l’efficacia delle campagne. Inoltre espone l’azienda a sanzioni, blocchi operativi e danni reputazionali complessi da recuperare. Assicurarsi di inviare email a norma non è – quindi – solo un obbligo legale, piuttosto un vero requisito strategico.
In questo scenario, piattaforme di email marketing come MailSenpai e provider di databaseIl database (abbreviato DB) è una sorta di schedario digitale super-evoluto. Cioè, un contenitore elettronico... Leggi certificati come Bancomail diventano alleati fondamentali.
Entrambi offrono strumenti avanzati per garantire sicurezza, qualità dei dati ed email a norma, semplificando il lavoro di marketer e aziende.
Che cos’è il GDPR e cosa implica per l’email marketing
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), in vigore dal 25 maggio 2018, è la normativa europea che disciplina il trattamento dei dati personali e tutela la privacy dei cittadini dell’Unione Europea. Il suo obiettivo è garantire che ogni dato venga raccolto, gestito e conservato in modo trasparente e sicuro.
Ma cosa significa, nello specifico, GDPR per email?
Nel contesto dell’email marketing, il GDPR introduce obblighi molto precisi:
- Consenso esplicito, informato e documentato
Prima di inviare comunicazioni promozionali è necessario ottenere un opt‑in chiaro, verificabile e non ambiguo. Non sono ammessi consensi presunti o caselle preselezionate. - Trasparenza totale
L’utente deve sapere chi raccoglie i suoi dati, per quali finalità e per quanto tempo verranno conservati. L’informativa privacy deve essere facilmente accessibile e comprensibile. - Diritto alla revoca e disiscrizione semplificata
Ogni email a norma deve contenere un meccanismo di opt‑out immediato e funzionante, che permetta all’utente di revocare il consenso senza ostacoli. - Trattamento corretto e proporzionato dei dati
I dati raccolti devono essere pertinenti, limitati allo scopo dichiarato e protetti con misure di sicurezza adeguate.
In sintesi, il GDPR per email richiede che ogni fase dell’email marketing – dalla raccolta dei contatti alla gestione delle campagne – sia improntata a trasparenza, responsabilità e massima tutela dell’utente.
Normativa email marketing e GDPR per email marketing B2B
Per quanto concerne i dati trattati nelle attività di email marketing B2B, il GDPR conferma che non è richiesto alcun consenso preventivo. È quindi possibile entrare in contatto con aziende e professionisti nel pieno rispetto della normativa email marketing, poiché le informazioni utilizzate rientrano nella categoria dei dati pubblici di persone giuridiche.
Tale principio si applica in particolare agli indirizzi generici come info@, commerciale@ o marketing@, che possono essere utilizzati per comunicazioni commerciali senza opt-inLa parola OPT-IN è abbreviazione dell'espressione inglese option in. Indica l'azione con cui l'utente acconsente... Leggi, purché i messaggi siano pertinenti all’attività lavorativa del destinatario. In questi casi, la base giuridica del trattamento è il legittimo interesse, che consente l’invio di email promozionali quando esiste una chiara correlazione tra il contenuto della comunicazione e il settore professionale dell’azienda contattata, garantendo così la piena conformità delle email rispetto ai requisiti del GDPR per email.
Nonostante questa maggiore flessibilità, restano obblighi imprescindibili per inviare email a norma: ogni comunicazione deve includere l’identificazione del mittente, un link di disiscrizione semplice e immediato, il collegamento all’informativa privacy conforme agli artt. 13-14 GDPR e l’indirizzo fisico dell’azienda.
Normativa email marketing e conformità delle email: perché è importante
La non conformità delle email al GDPR può generare conseguenze rilevanti e spesso difficili da mitigare. Le implicazioni non riguardano solo l’ambito legale.
- SANZIONI ECONOMICHE
Le sanzioni previste dal GDPR sono strutturate su due livelli e possono raggiungere cifre molto elevate: fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato globale annuo per violazioni legate a misure di sicurezza insufficienti, mancata notifica dei data breach, registri del trattamento incompleti e fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo per violazioni più gravi, come l’assenza di un consenso valido, trattamenti illeciti o mancato rispetto dei diritti degli interessati. - DANNO REPUTAZIONALE
L’inosservanza della normativa email marketing può tradursi in perdita di fiducia da parte dei clienti, aumento delle disiscrizioni e delle segnalazioni di spam, in calo dei tassi di apertura e in un peggioramento della deliverability, con ricadute negative sull’immagine complessiva dell’azienda. - BLOCCO DELLE CAMPAGNE
I provider di servizi email e gli ISP applicano politiche molto rigide per proteggere la qualità dei loro sistemi. In caso di non conformità delle email, possono intervenire con misure importanti quali sospensione temporanea degli invii, blocco dell’account, limitazione sulla velocità di invio e inserimento del dominioIn gergo tecnico, si definisce nome di dominio l'indirizzo utilizzato per visitare un determinato sito... Leggi o dell’IP in blacklist.
Parliamo infine dei rischi connessi ai cosiddetti data breach. Una gestione non sicura dei dati espone l’azienda a serie vulnerabilità critiche:
- accessi non autorizzati;
- furto di database;
- perdita o corruzione dei dati;
- attacchi ransomware o phishing.
Ecco perché il GDPR richiede l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate, come:
- crittografia dei dati;
- autenticazione a più fattori;
- sistemi di monitoraggio e logging;
- backupBackup è un parola del linguaggio informatico. Descrive un semplice processo di duplicazione di file... Leggi sicuri e testati;
- procedure di incident response.
Insomma garantire la conformità significa proteggere l’azienda e assicurare processi di comunicazione realmente efficaci: è l’unico modo per applicare correttamente il GDPR per email e inviare email a norma.
Bancomail: database B2B conformi per campagne sicure e senza penalizzazioni
Quando si parla di rispetto della normativa sull’email marketing, Bancomail è indubbiamente un partner di riferimento per chi necessita di database B2B conformi e affidabili. La piattaforma opera con un approccio rigoroso alla protezione dei dati, adottando procedure che vanno ben oltre gli obblighi minimi previsti dal GDPR.
Bancomail mette a disposizione email generiche insieme a liste aggiornate e verificate. Tutto per ridurre al minino il rischio di penalizzazioni e garantire un trattamento corretto, tracciabile e documentato delle informazioni.
Un supporto essenziale per chi desidera applicare in modo corretto il GDPR nelle comunicazioni commerciali e assicurarsi invii realmente a norma.
Bancomail invita – inoltre – i propri clienti a rispettare, a loro volta, la normativa sulla protezione dei dati del Paese di appartenenza dei destinatari, in particolare per quanto riguarda modalità di trattamento, gestione e archiviazione dei dati.
Gli elenchi acquistabili su Bancomail riguardano esclusivamente aziende, associazioni e liberi professionisti in Italia e all’estero che hanno liberamente indicato i propri contatti, fornendoli direttamente a Bancomail, pubblicandoli o autorizzandone la pubblicazione.
Bancomail adotta anche una serie di misure supplementari pensate per assicurare la piena compatibilità con il Regolamento:
- DPO
Pur non essendo obbligatorio, Bancomail si avvale di un Data Protection Officer che supervisiona tutte le procedure di trattamento e individua eventuali criticità; - LIA (Legitimate Interest Assessment)
Si tratta di un Audit interno che documenta la valutazione del legittimo interesse di Bancomail e dei suoi clienti, includendo un balance test per verificare che gli interessi individuali non vengano superati; - Tracking
Ogni record è tracciato con data, fonte e riferimenti (nominativo e temporale) dei soggetti a cui è stato ceduto, garantendo massima trasparenza e tracciabilità; - ISO 27001
L’azienda sta adottando la certificazione ISO 27001, rafforzando ulteriormente la sicurezza delle informazioni attraverso sistemi avanzati di protezione.
Inviare email a norma con MailSenpai
Con una normativa email marketing sempre più stringente, affidarsi a una piattaforma professionale non è più una scelta, ma una necessità. MailSenpai nasce proprio con questo obiettivo: offrire un ambiente sicuro, conforme e tecnicamente avanzato per gestire campagne che rispettino pienamente il GDPR per email e le principali normative internazionali, garantendo in ogni fase la piena conformità delle email inviate.
Per assicurare questo livello di tutela, la piattaforma integra un insieme completo di funzionalità e strumenti progettati per supportare aziende e marketer nella gestione responsabile e trasparente dei dati.
- Conformità GDPR integrata
Ovvero: gestione dei consensi, log delle iscrizioni, strumenti per opt‑out e diritto all’oblio, con tracciabilità completa delle operazioni; - Automazioni conformi
I workflow sono progettati secondo i principi di minimizzazione, trasparenza e limitazione delle finalità, per campagne email a norma; - Dati protetti
I dati sono archiviati su server sicuri situati in Europa e protetti da crittografia SSL a 256 bit, garantendo la massima protezione contro accessi non autorizzati; - Certificazione ISO 27001
La piattaforma è certificata ISO 27001 per assicurare standard elevati nella gestione delle informazioni e piena conformità agli standard internazionali di sicurezza; - Backup ricorrenti
Vengono effettuati backup giornalieri criptati per dati sempre protetti e facilmente recuperabili in caso di imprevisti; - Cold Email B2B
Grazie ad un partner dedicato come Bancomail, è possibile inviare email a freddo B2B in modo sicuro ed efficace, ampliando il raggio d’azione e raggiungendo nuovi potenziali clienti; - Nessuna condivisione dei dati
I dati dei clienti rimangono riservati e mai condivisi con terze parti.
Consigli utili per email a norma
Per evitare penalizzazioni e realizzare campagne davvero conformi alla normativa email marketing, è fondamentale adottare procedure tecniche solide e utilizzare strumenti capaci di tutelare sia i dati degli utenti sia la reputazione del mittente.
Le seguenti linee guida rappresentano le giuste basi operative, per lavorare con tranquillità e mantenere standard di conformità elevati.
- Indirizzo del mittente chiaro e riconoscibile
Il mittente deve essere immediatamente identificabile: nome aziendale, dominio coerente e nessun indirizzo generico o sospetto. Questo aumenta fiducia, trasparenza e riduce il rischio di segnalazioni come spamIn gergo la parola spam significa spazzatura. Difatti, indica un messaggio indesiderato. Un messaggio che... Leggi. - Oggetto e contenuto non ingannevoli
L’oggetto deve riflettere fedelmente il contenuto dell’email, evitando tecniche fuorvianti che violano i principi di correttezza e trasparenza. - Frequenza di invio equilibrata
Vanno evitati invii troppo frequenti o non richiesti… oltre a peggiorare la reputazione del dominio, possono portare a disiscrizioni e segnalazioni. - Double Opt‑in
La conferma dell’iscrizione tramite email è indispensabile per ottenere consensi autentici, verificabili e pienamente documentati. - Informativa privacy chiara e accessibile
Deve essere facilmente raggiungibile, comprensibile e priva di tecnicismi superflui, all’insegna della totale trasparenza. - Opt‑out semplice e immediato
Ogni email deve includere un link di disiscrizione funzionante, immediato e privo di ostacoli. - Conservazione limitata dei dati
I dati vanno conservati solo per il tempo strettamente necessario alle finalità dichiarate. - Segmentazione pertinente e compliant
La segmentazione è utile, ma va effettuata esclusivamente su dati raccolti in maniera legittima e coerenti con il consenso fornito. - Monitoraggio degli invii e analisi delle performance
L’uso di strumenti avanzati, anche basati su machine learning, consente di individuare anomalie, prevenire spam trap e ottimizzare deliverability e reputazione del dominio. - Audit e controlli periodici
Occorre verificare regolarmente procedure di sicurezza, log degli accessi, conformità delle automazioni, qualità e aggiornamento delle liste.
Normativa email marketing: Conclusioni
Lo ribadiamo: la corretta gestione della normativa email marketing va ben oltre il semplice rispetto della legge. È un investimento strategico indispensabile per tutelare la reputazione del brandIl brand coincide con il marchio di un'azienda, ma la sua definizione ha più a... Leggi e migliorare la qualità delle comunicazioni. Applicare con rigore il GDPR per email significa, allora, inviare email a norma, tutelare i diritti degli utenti e preservare – al contempo – un’elevata deliverability.
Ed ecco perché è necessario scegliere partner realmente competenti. Da una parte abbiamo Bancomail, che offre database B2B conformi, verificati e tracciabili, per una base contatti pienamente rispettosa della normativa.
Dall’altra MailSenpai, la piattaforma di email marketing, tutta italiana, che permette di gestire campagne sicure, automatizzate e allineate al GDPR per email.
MailSenpai e Bancomail: la combinazione ideale per fare email marketing in modo professionale, sicuro e conforme alla normativa email marketing.
