Email di presentazione aziendale: cos’è e come scriverla

Un po’più delle informazioni presenti su una brochure, un po’ meno delle informazioni già presenti sul sito. A seconda della strategia di comunicazione che si decide di intraprendere, ecco cosa puoi trovare all’interno di una email di presentazione aziendale. L’email di presentazione aziendale è un breve testo che racchiude le informazioni chiave per presentare la propria azienda dopo un primo contatto. Un documento che fa parte dei materiali informativi a disposizione dell’azienda e che deve essere usato al momento giusto per non risultare invasivo. Personalizzata, chiara e precisa sono alcune delle caratteristiche che deve avere per raggiungere il destinatario e l’obiettivo prefissato.

Immagina di ricevere una richiesta di informazioni sulla tua azienda, un utente ha cliccato sul bottone “Richiedi maggiori informazioni” della landing page collegata al tuo sito web. È curioso e vuole mettersi in contatto con te per trovare un punto di incontro fra i suoi bisogni e i servizi messi a disposizione dall’azienda. Ecco, l’email di presentazione aziendale è uno degli strumenti attraverso i quali stabilire questo punto di incontro.

Come scrivere una mail di presentazione?

Lo strumento email è stato spesso dichiarato morto ma rimane uno strumento fondamentale per le comunicazioni di tipo formale, commerciale e professionale. Le email di presentazione rientrano a pieno titolo in questa tipologia di comunicazione e per questo motivo è bene conoscere tecniche, strategie ed errori da evitare nella loro redazione.

In molti casi svolgono la funzione di email di benvenuto e dopo aver ringraziato l’utente per l’azione compiuta, forniscono lui delle informazioni in più sull’azienda. Un esempio? La classica welcome email ricevuta dopo l’iscrizione a una newsletter.

In altri casi invece permettono un contatto diretto con un referente dell’azienda per una interazione ancora più personalizzata e umana.

L’oggetto della mail di presentazione

Come per qualsiasi tipologia di email, l’oggetto fa da ambasciatore anticipando il contenuto della mail. Per scrivere un buon oggetto è richiesta un’ottima capacità di sintesi. I caratteri a disposizione sono pochi e solitamente, se vogliamo che si legga per intero, la sua lunghezza non deve superare i 50. Ecco alcune delle caratteristiche di un buon oggetto:

• incuriosisce e invita alla lettura;
• crea aspettative poiché strettamente legato al contenuto della mail;
• attira l’attenzione con caratteri speciali al suo interno (emoji);
• seppur breve è chiaro e completo.

Il corpo della mail di presentazione

Quante e quali informazioni vanno inserite all’interno di una email di presentazione? Come vanno organizzate e come strutturare il testo? Nella redazione di questo contenuto è importante essere in linea con gli obiettivi di comunicazione prefissati. Il lead, persona che ha lasciato i suoi dati di contatto, può diventare un potenziale cliente e non possiamo perdere questa occasione.

Una delle best practices da attuare è sicuramente quella di mettere in evidenza le informazioni importanti eliminando il superfluo. I testi brevi vincono sui muri di parole e infondono concretezza nel lettore. Sia nel caso il tono di voce sia formale che nel caso sia informale, è bene personalizzare il contenuto inserendo il nome del destinatario. Un esordio diretto si dimostra molto più efficace di uno indiretto e ricco di formule stereotipate. La disposizione delle informazioni deve sempre essere orientata verso chi legge, ricordandoci di aprire la conversazione con il concetto più importante e di rendere l’obiettivo della email chiaro fin dalle prime righe. In sintesi:

• personalizza la mail utilizzando i campi dinamici;
• utilizza periodi brevi e servirsi di elenchi puntati;
• elimina le informazioni superflue e formattare il testo per evidenziare le più importanti;
• non utilizzare formule stereotipate;
• mettiti sempre nei panni di chi legge;
• preferisci i verbi in forma attiva.

Ricorda infine che le email vengono spesso lette da smartphone. Sii sintetico e conciso!

La struttura della mail di presentazione

Entrando nel vivo della redazione di una email di presentazione, è fondamentale avere ben chiaro cosa vuoi comunicare. Il tuo messaggio è strutturato in modo da risultare comprensibile a chi lo riceve? Sfrutta un’eventuale formattazione del testo per suddividerlo in paragrafi e ad ognuno affida una specifica funzione.

In tuo soccorso anche la possibilità di inserire grassetti. Farlo ti aiuta a creare dei punti di ancoraggio nel testo e così come usare link permette al lettore di approfondire determinati contenuti. Molto importante è anche la scelta di un tono coinvolgente che mantenga viva l’attenzione per tutto il tempo di lettura. Tutto chiaro? Vediamo alcuni esempi di email di presentazione.

Esordio della mail

Nel paragrafo introduttivo puoi ringraziare il destinatario per il contatto e fornire informazioni su un referente o sulla azienda stessa. Le prime righe sono il luogo in cui catturare l’attenzione del lettore, l’occasione per invogliarlo a continuare nella lettura. Esordisci con il nome del destinatario preceduto o seguito da formule di saluto e di cortesia, l’interazione risulterà meno artificiosa.

Per l’esordio con formule di saluto puoi usare i termini “ciao” e “buongiorno” prima del nome del destinatario. Per l’esordio con formule di cortesia, i termini “gentile”, “gentilissimo” e “caro” preceduti dal nome del destinatario e declinati per genere. Usa i campi dinamici e rendi la mail unica!

L’email di presentazione aziendale, a differenza di altri documenti di presentazione, si avvicina al lettore con un tono di voce che ha caratteristiche tipiche del parlato. Scegliere una formula di apertura versatile come “Gentile” permette di risolvere il problema della concordanza di genere e si configura come giusto compromesso fra la formalità e l’informalità.

Sempre in questo paragrafo, si può dare un nome alla persona cui il lettore può fare riferimento. E se a presentare l’azienda fosse il fondatore stesso? Ecco alcuni esempi:

• “sono Caio, tuo assistente personale per gli acquisti sul nostro eCommerce”;
• “sono Sempronio e ti vorrei presentare le ultime novità della Sempronio s.r.l.“.

Sviluppo della mail

All’interno del paragrafo centrale si possono descrivere le attività interessanti per il destinatario e presentare alcuni casi di successo. Su cosa concentrarsi? È importante fare leva sui propri punti di forza. Hai mai pensato di presentare dei casi di successo diversi fra loro in modo che il destinatario si possa più facilmente identificare in uno di essi? Un esempio può essere quello di aziende che operano in settori diversi e che sono diverse per dimensioni. Tanta concretezza e poca autoreferenzialità sono utili per presentare il prodotto o il servizio e spiegare perché si differenzia dagli altri sul mercato.

Pensi di essere stato efficace? Rileggi il testo più volte e mettiti nei panni del destinatario. Molto utile per le email di presentazione è usare uno stile discorsivo. Se invece decidi di usare elenchi puntati ricorda la formattazione. Gli elenchi puntati alleggeriscono il testo visivamente e aiutano a concentrare l’attenzione sui concetti chiave. In sintesi:

• fai leva sui punti di forza;
• sii concreto;
• rileggi il testo per trovare eventuali errori.

Conclusione della mail

Come concludere l’email di presentazione aziendale? Nel paragrafo conclusivo scegli una call to action che inviti il destinatario a compiere un’azione desiderata. Questa può essere la richiesta di un preventivo o una consulenza dedicata. Ecco alcune formule:

• “Prenota la tua presentazione dell’offerta con un consulente dedicato“;
• “Contattaci per maggiori informazioni allo 012345678 o inviando un’email a [email protected]“

Nel concludere la mail, non dimenticare sito web, un recapito telefonico e gli account social.

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