La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un tipo di email che consente di dare alla comunicazione elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ricevimento. Al contrario di quest’ultima però è molto più veloce ed economica.

Nata tra il 2005 e il 2008, ad oggi sostituisce tutte le comunicazioni ufficiali tra istituzioni, aziende, liberi professionisti e anche comuni cittadini. Qui scoprirai cos’è la posta elettronica certificata, quali sono i suoi vantaggi e come usarla.

Cos’è la posta elettronica certificata?

In poche parole è un mezzo di comunicazione via email con valore legale. Quindi è utile per tutte le comunicazioni di cui bisogna tenere traccia. Seppure sia obbligatoria solo per le Pubbliche Amministrazioni, le aziende e i professionisti, oggi anche moltissimi semplici cittadini la usano.

Questo perché permette di avere il cosiddetto domicilio digitale, quindi di ricevere in maniera telematica tutte le email istituzionali. E di comunicare con le istituzioni e le aziende in modo molto più rapido ed economico che tramite posta cartacea.

Come funziona?

La posta elettronica certificata è gestita dall’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale). La funzione di questo organismo è di controllare ogni comunicazione, fare in modo che i messaggi con valore legale siano trasferiti solo da gestori autorizzati e vigilare sui servizi digitali.

Quando invii una PEC, il contenuto viene firmato elettronicamente e quindi certificato oppure criptato. Queste operazioni servono a garantire la confidenzialità, l’autenticità e l’integrità dei dati e della comunicazione.

Insomma, in poche parole il messaggio assume valore di tipo legale proprio come una raccomandata con ricevuta di ricevimento. Quindi può essere usato a fini legali in maniera molto più sicura rispetto a una normale comunicazione via email.

Chi ha l’obbligo di avere la PEC?

Da quando questo metodo è stato introdotto, ha raggiunto un altissimo numero di utenti, soprattutto tra le aziende pubbliche e private. Per garantire una sempre maggiore sicurezza e autenticità dei messaggi inviati tra queste figure, l’AGID ha introdotto l’obbligatorietà per le aziende, la PA e i professionisti.

A partire dallo scorso ottobre è scattato anche il regime sanzionatorio che prevede multe fino 2.000 euro per questi individui che non la possiedono. In ogni caso, comunque, molti professionisti se ne sono dotati anche prima di essere obbligati a farlo.

A cosa serve per i professionisti e le aziende?

Avere una posta elettronica certificata consente di partecipare a tutti gli scambi ufficiali tra istituzioni, aziende e liberi professionisti e tracciarne l’autenticità. In questo senso è decisamente più comoda delle raccomandate fisiche.

Per esempio, con alcuni gestori di PEC il prezzo di due raccomandate a/r copre infiniti invii nel corso di un anno. Inoltre, elimina il fastidio di recarsi alla posta, fare la fila, creare pile di documenti cartacei. Ed è stata utile soprattutto in fase di pandemia, con gli uffici chiusi e lo smart working sempre più diffuso.

Con questo metodo, professionisti e dipendenti pubblici e privati possono gestire la comunicazione ufficiale anche da casa. Basta imparare come creare la posta elettronica certificata e poi usarla in pochi passaggi.

Creare un proprio dominio PEC

Prima di tutto è necessario sapere che non tutti i client di posta possono gestire la posta elettronica certificata. Solo quelli accreditati presso il Governo Italiano (e quindi presso l’AGID), che sono circa una ventina.

Al fine di sottoscrivere un servizio PEC, dopo aver trovato l’hosting giusto, si deve creare il proprio account. Qui si inseriscono dati personali, dati di fatturazione, un’email di tipo “classico” e una password. Poi si paga la cifra stabilita e si procede all’attivazione.

Come creare la posta elettronica certificata? Tra i servizi più semplici e intuitivi ci sono quelli di Poste Italiane e di Aruba, ma anche i client di posta più usati dai privati come Libero. I prezzi sono sempre molto bassi e permettono a tutti di gestire un abbonamento annuale alla posta elettronica certificata.

Perché avere una PEC?

I vantaggi sono numerosi e, soprattutto a lungo termine, decisamente comodi per privati, aziende e liberi professionisti. Per esempio, inviare comunicazioni tramite PEC consente di:

• pagare molto meno per comunicazioni illimitate rispetto a dover andare in posta e inviare una raccomandata a/r ogni volta;
• inviare qualsiasi tipo di comunicazione digitale;
• dare alla comunicazione valore legale;
• se si vuole, ottenere una ricevuta di invio e di ricezione per ogni messaggio;
• ottenere la certezza che il messaggio verrà recapitato;
• infine, i provider accreditati presso AGID hanno altissimi standard di qualità e continuità del servizio.

A parte i vantaggi, per alcuni individui avere un indirizzo di posta elettronica certificata è anche un obbligo. Per pubbliche amministrazioni e aziende, per esempio, che devono anche archiviare e conservare le ricevute per un periodo di sei mesi.

Ci sono svantaggi?

Il problema principale dell’inviare messaggi tramite posta elettronica certificata è che non si tratta (ancora) dello standard ufficiale internazionale. Quindi le comunicazioni hanno valore legale solo all’interno del territorio italiano. Però si sta lavorando per rendere questo metodo valido almeno in tutta Europa.

Inoltre, devi fare attenzione quando crei la tua casella PEC: in base al prezzo dell’abbonamento annuale, avrai una quantità limitata di spazio digitale e quindi non potrai mandare veramente un numero infinito di messaggi. Per ovviare a ciò, si può usare un servizio di prova gratuito e capire quanto spazio di archiviazione serva effettivamente all’azienda.

Come inviare posta elettronica certificata

Dopo aver stabilito come si crea una casella PEC e a cosa serve, ti chiederai come si usa. Ecco un esempio semplice e pratico di invio della posta elettronica certificata.

Prima di tutto, devi entrare nella tua casella email tramite nome utente e password nel tuo host di posta elettronica certificata. Poi predisporre il messaggio che vuoi inviare. Il gestore mittente riconosce l’autenticazione e verifica la correttezza del messaggio. Quindi invia una ricevuta di avvenuto invio.

A questo punto, la mail arriva al destinatario in una “busta” che contiene la firma digitale del mittente per l’autenticazione. Il ricevente può quindi accettare il messaggio e leggerlo. Al mittente arriverà un’altra ricevuta di avvenuto recapito.

Le ricevute e il loro valore legale

Secondo il nostro esempio, quando invii una PEC riceverai tre ricevute:

1. ricevuta di accettazione da parte del gestore mittente;
2. certificato di presa in carico, che verifica la comunicazione tra gestore mittente e gestore destinatario;
3. infine la ricevuta di avvenuta consegna al destinatario.

In base al tuo client di posta e alla tipologia di abbonamento, puoi ricevere anche delle comunicazioni di presenza di virus, mancata consegna o anomalie di qualsiasi tipo nell’invio o nella ricezione dell’email.

Quanto costa la PEC

Anche se per alcuni individui è necessaria, se sei un libero cittadino puoi decidere senza obblighi se e come creare la posta elettronica certificata. Considera che nel futuro è possibile che diventi il modo più comune e più economico per comunicare con le istituzioni. Per esempio, è stato proposto di renderla obbligatoria per chi ha una patente. In questo modo le multe arriverebbero direttamente via mail certificata.

Quindi come scegliere il tuo client di posta? Vai sul sito di AGID e verifica l’elenco di provider autorizzati dal governo. Poi compara i diversi prezzi e servizi di ognuno.

I principali provider di posta elettronica certificata

• Aruba PEC: offre da 1 a 8 GB di memoria per un costo che va da 5 a 40 euro l’anno. In alternativa, puoi aggiungere la certificazione a un dominio già esistente per 5 euro.
• LiberoPec. Invece questo gestore ha prezzi diversi per privati e aziende: 9,90 euro per i primi, 25 euro e spazio illimitato per le aziende.
• Register.it. Questo è uno dei servizi più costosi e parte da appena 2,08 euro al mese. Però offre un periodo di prova gratuita per i primi sei mesi.
• Postecert: è il servizio di Poste Italiane, molto economico per i provati ma comunque limitato nello spazio di archiviazione.
• Infocert. Ha prezzi di fascia alta ma anche un gran servizio di sicurezza che ti farà sentire più sereno nella tua gestione delle PEC.

Conclusioni

In questo articolo hai imparato cos’è la posta elettronica certificata, come si crea un dominio personale o aziendale e a cosa serve. Se hai ancora dubbi, puoi rivolgerti all’Agenzia per l’Italia Digitale oppure chiedere ai nostri esperti di Mailsenpai.

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