GDPR email marketing: mantenere la compatibilità nel 2025

Per chiunque lavori nel mondo digitale, il GDPR email marketing (che si applica comunque anche ad altre tecnologie che utilizzano i dati) è la legge più importante. Non parliamo qui solamente di evitare multe, ma anche e soprattutto di costruire un rapporto di fiducia con gli utenti rispettando la privacy dati email e non solo. Non tutti – però – sanno che ci sono delle novità: i requisiti di conformità email 2025 stanno per essere modificati dalla Commissione Europea, che lavora in maniera incessante per garantire i diritti di cittadini e imprese. Le novità, ancora in via di definizione, richiederanno nuove tecnologie e strategie GDPR. L’obiettivo? Secondo un’intervista al Garante della Privacy:

semplificare il GDPR sì, ma senza smantellare i diritti.

Vediamo allora quali sono le potenziali novità e come applicarle alle tue strategie di email marketing.

I principi fondamentali del GDPR email marketing

Il Regolamento Generale per la Protezione dei Dati (GDPR), emanato nel 2016 ed entrato in vigore nei Paesi dell’Unione Europea due anni dopo, si applica a tutti i dati personali. Quindi è sì importante per chi si occupa di email, ma anche nel contesto di una strategia di marketing multicanale. Particolarmente importanti nell’ambito del GDPR sono i dati personali, ovvero le informazioni che identificano le persone fisiche, in modo diretto o indiretto. Nelle strategie GDPR rientrano – quindi – nome e cognome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo email, codice fiscale, indirizzo IPL'indirizzo IP nonché l'Internet Protocol Address è l'indirizzo che ogni dispositivo collegato ad una rete... Leggi o geolocalizzazione. Ma anche tutte le informazioni relative allo stato di salute e alle finanze. Le tecnologie più recenti hanno fatto sì che anche i dati biometrici rientrassero tra quelli personali.

Ma quali sono ad oggi i principi su cui si basa la privacy dati email e non soltanto?

• Trasparenza. Tutti gli utenti hanno diritto a conoscere quali dei loro dati vengono raccolti, come e dove. Devono anche avere accesso alla persona o all’azienda responsabile del trattamento.
• Responsabilità. Ogni sito web, azienda o associazione affida i dati a un responsabile, che risponde davanti alla legge di un eventuale trattamento scorretto.
• Diritto all’oblio. Ogni cittadino ha la libertà di chiedere la rimozione dei propri dati da una mailing list o da altri databaseIl database (abbreviato DB) è una sorta di schedario digitale super-evoluto. Cioè, un contenitore elettronico... Leggi. La rimozione deve avvenire in modo veloce, semplice e sicuro.
• Consenso attivo. Secondo il GDPR email marketing, l’utente deve dare un consenso attivo all’uso dei suoi dati. Questo va ripetuto per ogni tipologia di utilizzo.

In cosa consiste la conformità email 2025?

I principi fondamentali del GDPR rimangono inalterati, però cambiano alcuni dettagli sulla loro applicazione. La violazione della privacy dati email – per esempio – prevede delle sanzioni più alte. Il diritto alla privacy viene esteso anche a nuove tecnologie (intelligenza artificiale, chatbot, IoT) e le strategie GDPR puntano ad una maggiore semplificazione, sia per i cittadini che per le aziende. Principale obiettivo della Commissione Europea, infatti, è trovare i giusto equilibrio tra diritto alla privacy e diritto d’impresa. Questo è il nodo su cui si dibatte e che richiederà ad aziende e marketers di rivolgersi in maniera sempre trasparente ai propri utenti.

Dunque la conformità email 2025 rimane piuttosto simile a quella degli anni precedenti. Ma si rafforzano alcuni concetti che andremo a sviscerare in questo articolo. Se applichi già tutte le normative sulla privacy (anche quelle legate ai Paesi extra UE, se lavori in quei mercati), dovresti essere al sicuro. Ti consigliamo, comunque, di affidarti a una buona piattaforma email che sia sempre aggiornata in base alle nuove direttive.
Per una maggiore sicurezza tua e dei tuoi clienti, prendi appuntamento anche con un legale specializzato in diritto dei media digitali. Saprà individuare eventuali falle nella tua gestione della privacy dati email e suggerirti delle correzioni.

GDPR email marketing, di cosa si discute

Alcuni argomenti sono sul tavolo della Commissione Europea, che li discuterà e li approverà entro quest’anno. Per la conformità email 2025 si discute in particolare dei seguenti temi.

Strategie GDPR improntate alla protezione massima

Fin dal 2016, il GDPR ha introdotto il concetto di “privacy by design”. Opposto alla “privacy by default”, richiede alle aziende di costruire le proprie infrastrutture con già in mente la protezione dei dati dei clienti. In soldoni, ciò significa affidarsi a servizi di hosting e di raccolta dei dati protetti. Ma anche di mantenere la sicurezza fisica dei luoghi in cui sono conservati i server. Banalmente, perfino l’accortezza di cambiare spesso la password per accedere ai database fa parte della privacy by design. Ogni elemento insomma concorre ad evitare attacchi hacker e fughe di dati.

Più controlli e multe per i prossimi anni

Già piuttosto severe, le sanzioni per chi viola la privacy dei propri utenti aumentano. Si faranno più frequenti anche i controlli, effettuati dal Garante della Privacy del singolo Paese. Inoltre, le autorità di Paesi diversi avranno modo di lavorare a stretto contatto. Questo permetterà di effettuare indagini internazionali più veloci e accurate nel caso di fughe di dati. Il responsabile e il titolare del trattamento mantengono gli stessi doveri che hanno adesso.

Ampliamento delle strategie GDPR alle nuove tecnologie

Un altro argomento scottante in merito al GDPR email marketing è la protezione dei dati usati dalle nuove tecnologie. Cosa vuol dire? Che, ad esempio, ogni volta che dati personali vengono inseriti in un softwareIl termine software indica le componenti immateriali di un sistema elettronico (computer, tablet, smartphone ecc)... Leggi di intelligenza artificiale devono essere protetti. Anche il cosiddetto Internet of Things rende la privacy dati email e non solo più complessa. I dati personali forniti a smartwatch e altri wearable, assistenti vocali e chatbot vanno protetti alla stregua di quelli raccolti in altri modi.

GDPR email marketing e diritto all’oblio

La trasparenza è uno dei principi fondanti dell’attuale legge sulla privacy. Il suo ruolo non fa che rafforzarsi per la conformità email 2025. Verrà – infatti – richiesto alle aziende di rendere più semplice e immediata sia la disiscrizione dalla mailing list sia la richiesta di cancellazione di tutti i dati. Questo in ottica di una comunicazione sempre più trasparente e onesta con i cittadini.

Cosa cambierà, quindi, nelle strategie GDPR?

Quali sono i reali cambiamenti che dovrai apportare alle tue strategie per essere conforme alla legge sulla privacy e rispettare le modifiche che stanno avvenendo in questi mesi? Partiamo – come sempre – da quello che dovrebbe essere il pilastro della tua comunicazione. Trasparenza e autenticità rimangono al primo posto nelle comunicazioni tra azienda e cliente. O almeno così dovrebbe essere. In caso negativo… hai tempo per rimediare.
Il nostro suggerimento è di essere onesti al 100% con gli utenti. Se hai sbagliato qualcosa, hai dimenticato un dettaglio o non hai rispettato la conformità email 2025: dillo. Racconta con sincerità cosa non ha funzionato e cosa stai facendo per rimediare.

Le persone sono sempre più attente alla protezione delle proprie informazioni online e alla privacy dati email. Non rischiare di perdere la loro fiducia con errori grossolani!
Affidati a una piattaforma aggiornata, fai un check periodico della situazione e chiedi il consiglio di un avvocato. Quindi spiega quello che stai facendo ai tuoi utenti: otterrai una maggiore fedeltà al tuo brandIl brand coincide con il marchio di un'azienda, ma la sua definizione ha più a... Leggi. Sapendo che fai di tutto per mantenere al sicuro i loro dati e per usarli in modo corretto, i clienti saranno più portati a fidarsi di te. Non dubitare mai: il dietro le quinte è uno strumento di storytelling molto potente.

Strumenti e tool che ti aiuteranno a rispettare la privacy dei tuoi utenti

Per rispettare in toto il GDPR email marketing ti servono strumenti adatti a tenere al sicuro i dati degli utenti. Eccone alcuni:

• una piattaforma email marketing che usi il double opt-inLa parola OPT-IN è abbreviazione dell'espressione inglese option in. Indica l'azione con cui l'utente acconsente... Leggi e rispetti la privacy dati email;
• un sistema di conservazione dei dati in cloud super protetto;
• un software di analisi dei dati che rispetti le strategie GDPR per l’anonimizzazione;
• l’utilizzo di protezioni fisiche (cancelli, lucchetti) e virtuali (password) per i database;
• la fiducia più assoluta dei tuoi dipendenti e collaboratori che hanno accesso ai database;

In questi modi puoi non solo rispettare la compliance al GDPR e alle sue successive modifiche, ma anche intervenire in modo tempestivo nel caso di un attacco.

Cosa fare nel concreto per rispettare la conformità email 2025?

Abbiamo selezionato alcune azioni concrete che puoi subito mettere in atto per rispettare il GDPR email marketing.
Vediamole insieme.

1. Raccogli il consenso con il double opt-in

Spesso già presente nella maggior parte dei software invio email, il double opt-in è una sicurezza sul consenso degli utenti. Dopo essersi iscritti alla tua newsletter, infatti, dovranno confermare tale scelta con un’ulteriore azione (cliccare su un pulsante, inserire un codice, rispondere a un’email). Si tratta di comunicazioni automatizzate da parte tua, ma che assicurano l’intenzionalità da parte dell’utente.

2. Rendi semplice la disiscrizione come da GDPR email marketing

La legge sulla privacy prevede che gli utenti possano disiscriversi e perfino richiedere la cancellazione di tutti i loro dati dal tuo database. Siamo sicuri che il pulsante di disiscrizione sia già presente nelle tue comunicazioni. Ma per una più corretta conformità email 2025 rendilo più evidente. In che modo? Potresti ingrandirlo oppure spostarlo (dal footerIl footer indica la parte inferiore di una pagina web. Spesso trascurato, è invece un... Leggi a una parte più centrale del messaggio) o ancora usare font e colori che lo mettano in evidenza.

3. Presta attenzione alle strategie GDPR quando usi l’AI

Ne abbiamo parlato spesso e sappiamo che questo è uno strumento potente per l’email marketing. Ma è anche pericoloso se dai in pasto all’intelligenza artificiale i dati personali degli utenti. Controlla la privacy policy del software che usi abitualmente per essere certo che non diffonda i dati a terzi. E non dimenticare di inserire anche questo software nella tua, di privacy policy.

4. Aggiorna la privacy policy per il GDPR email marketing

A proposito, come sta la tua pagina dedicata alla privacy policy? Da quanto tempo non la aggiorni? Soprattutto se lavori con l’email marketing globale, è indispensabile inserire tutti riferimenti alle normative dei diversi Paesi. Ci sono generatori di privacy policy online, gratuiti o a pagamento. Ma noi consigliamo, ancora una volta, di consultare un avvocato. Così sarai certo di proteggere i dati email degli utenti, ovunque si trovino.

5. Fai formazione ai dipendenti sulla conformità email 2025

Se sei un libero professionista, la responsabilità dei dati che tratti è direttamente in mano tua. Se invece lavori con dipendenti e collaboratori, dovrai investire nella loro formazione. Si tratta di una spesa utilissima: sapranno applicare le strategie GDPR per evitarti multe salate, senza per questo compromettere l’efficacia delle campagne.

I vantaggi di rispettare la privacy dati email

Non è solo per evitare le sanzioni, comunque, che ti invitiamo a rispettare il GDPR email marketing. Come abbiamo raccontato diverse volte, il tuo rapporto con gli utenti deve basarsi sulla fiducia. E questa verrà a mancare se venderai i loro dati a terzi, li userai senza consenso o non metterai in atto le giuste strategie per proteggerli. Chi naviga in Internet nel 2025 è in genere un utente bene informato, che sa quali siano i suoi diritti e non vuole regalare i propri dati a chiunque.

Dimostra che può fidarsi di te con azioni concrete e strumenti efficaci. Non comprometterai la diffusione e l’efficacia delle tue campagne, anzi. Proteggere la privacy dati email e altre informazioni personali degli utenti rafforzerà il vostro rapporto. Ti porterà a un pubblico più affezionato e, di conseguenza, più invogliato ad acquistare. Insomma, alla fine dei conti la conformità email 2025 non è altro che un investimento per il tuo business. Policy chiare, fiducia da parte dei clienti e assoluta trasparenza nei confronti delle istituzioni saranno i tuoi fiori all’occhiello.

Conclusioni sul GDPR email marketing

Sappiamo bene che ti sembra di dover stare dietro a mille cose quando si tratta di privacy dati email, sicurezza del sito web e dei database e protezione dei tuoi clienti. Ma impegnarsi a fondo vale la pena. Sappiamo anche, infatti, che le strategie GDPR ti porteranno al successo nel lungo periodo. Il GDPR continua a evolversi, e adattarsi alle nuove regolamentazioni è essenziale per un email marketing efficace e conforme.
Assicurati, allora, che le tue campagne rispettino il GDPR con le soluzioni avanzate di MailSenpai!