La gap analysis è uno degli strumenti più importanti nella pianificazione aziendale. Forse ne hai sentito parlare e ti ricordi vagamente o non sai di cosa si tratta. In qualsiasi caso oggi proveremo a darti una definizione e i suggerimenti necessari per come farla.

Iniziamo così: ogni azienda ogni giorno nasce e si pone degli obiettivi. Inizia un percorso di crescita ma in un momento x c’è qualcosa che non va. Non riesce a raggiungere la meta desiderata. Come fare? E’ qui che interviene la gap analysis.

Cos’è e a cosa serve la gap analysis?

Gli inglesi la definiscono cosi:

“A gap analysis is a method of assessing the performance of a business unit to determine whether business requirements or objectives are being met and, if not, what steps should be taken to meet them.”

In italiano diremmo così:

La gap analysis è un metodo per valutare le prestazioni aziendali, obiettivi e verificare se sono stati soddisfatti i requisiti stabiliti in positivo o negativo. Generalmente nasce da una mancanza. Quali sono i motivi? Scopriamoli insieme.

Quando è necessaria un’analisi del gap?

La valutazione del gap è uno strumento utile che ti aiuta a identificare il motivo per cui determinati obiettivi non vengono raggiunti. La maggior parte dei leader aziendali investono una quantità di risorse ed energie per arrivare a determinati traguardi. Ma quando questi non vengono raggiunti, è importante capire il perché. Forse il team non ha eseguito le giuste direttive, o i clienti sono troppo lenti. O le risorse a disposizione non erano sufficienti? Facendo un’analisi del divario accurata puoi ottenere informazioni molto specifiche sui problemi e trovare soluzioni che ti avvicinino alla meta.

Quali sono i tipi di analisi del gap?

Esploriamo i quattro tipi di gap analysis:

• Analisi del gap di mercato: esamina la posizione dell’azienda a livello di mercato. Differenza tra acquisti e vendite effettuate;
• Analisi strategica del divario: in questa analisi ci si pone il problema degli obiettivi. Del perchè non sono stati raggiunti e qual è la causa.
• Analisi del divario di profitto: esamina il divario tra profitto e target;
• Analisi del divario di competenze: esamina le competenze e il numero dei dipendenti di un’azienda. Il numero richiesto e quello effettivo;

Se non sai come fare un’ analisi di mercato puoi visitare la nostra sezione dedicata. Ti daremo consigli utili e approfondimenti

Come fare una gap analysis

Per fare un’analisi del gap come si deve sono necessari sei passaggi fondamentali:

• Identificare l’area e gli obiettivi da raggiungere: solitamente l’attenzione si concentra sui punti critici individuati o dove vogliamo avere maggiore controllo;
• definizione di una checklist: lista di cose che c’è da sapere prima di iniziare il filone operativo;
• Pianificazione dell’analisi: scostamenti, indagini, individuare le cause del problema. Insomma devi avere ben chiaro ciò che stai per fare!
• Confrontare il piano attuale con quello da effettuare: qual è la causa? dove c’è stata una mancanza e perchè c’è stata?
• Report del gap: una volta attuata l’analisi puoi confrontare i risultati, per verificare se ci sono stati miglioramenti. Puoi verificare gli scostamenti tramite anche un’analisi del Pareto. Grazie a quest’ultima noterai la percentuale, la classificazione e le cause del divario. I risultati sono formalizzati in un report dettagliato e presentati al termine dell’attività.
• Piano d’azione: crea dei compiti specifici per il tuo team in base alla difficoltà. Non dimenticare le raccomandazioni finali. Non commettere lo stesso errore due volte! Cerca di migliorare a piccoli passi, in modo tale da non intervenire più sullo stesso punto.

Vantaggi della gap analysis

Non smetteremo mai di ripetere quanto sia importante fare un’analisi corretta per la tua pianificazione aziendale. In particolare, la gap analysis è uno strumento molto utile per le aziende che intendono certificarsi secondo dei criteri specifici. Presenta numerosi vantaggi.

Sul fronte dei sistemi informatici, la Gap Analisys consente una valutazione preliminare dei termini di investimento, per verificarne la sicurezza.

Non solo, dal punto di vista degli editori, aiuta a identificare quando sono necessari nuovi tipi di valutazioni. Ad esempio, quando è necessario intervenire o commentare su un determinato compito. O aiuta a creare un piano per il successo, identificando le posizioni migliori per nuove valutazioni formative. Così gli editori sanno quando intervenire e dove correggere.

E vogliamo parlare i vantaggi per i ragazzi? Il pensiero critico sulla valutazione dei dati aiuta gli studenti ad ampliare nuove conoscenze ed acquisire maggiori informazioni. Anche per gli insegnanti un’analisi di divario aiuta a strutturare le nuove lezioni in modo che gli studenti acquisiscano nuove abilità. Questi sono solo alcuni degli esempi pratici che trovi al giorno d’oggi ma la gap analysis produce effetti in tutti i settori!

Svantaggi della gap analysis

Come in tutte le cose, ci sono degli aspetti positivi e dei punti critici. Il tempo e i costi , ad esempio, rappresentano due dei principali svantaggi della gap analysis. Generalmente, un’organizzazione coinvolgerà un consulente per la valutazione. Così facendo sottrae del tempo ai dipendenti che vengono meno al progetto. E anche dal punto di vista morale, questo può incidere negativamente sul personale, che non avrà più lo spirito iniziale.

Strategie,tecniche e consigli

Cerca di coinvolgere i tuoi dipendenti nel processo di valutazione. Fai uno sforzo nel spiegargli come funziona e come avantaggia anche loro. Solo così avrai coinvolgimento e non rischierai di mandare tutto a rotoli. Questo potrebbe aiutarli a comprendere l’importanza del gap e allievare preoccupazioni.

La gap analysis può essere utilizzata in quasi tutte le fasi dell’attività in cui si desidera vedere un miglioramento. Più dati hai, più sarà facile il processo.

Nel caso in cui non hai a disposizione molte risorse, puoi concentrarti soltanto su un aspetto. Puoi anche fare un’analisi SWOT per identificare punti di forza, deboli ecc..

Grazie anche ad una data strategy puoi raccogliere i tuoi dati e sfruttarli al meglio per la tua azienda.

E’ importante avere una buona padronanza del PC e del sistema operativo Windows e pacchetto office per fare la tua analisi.

Concludendo…

Per sapere come migliorare i punti deboli della tua azienda, il gap analysis è l’ideale! Adesso hai capito quali sono i vantaggi, gli svantaggi e quando è necessario farla.

Se però non fossi ancora soddisfatto al 100% visita il nostro blog. Troverai altri strumenti utili per la tua indagine.