Gli errori capitano. Come diceva Andy Warhol “La vita è troppo breve per prendersela per uno stupido errore.” Tuttavia sei ancora in tempo per rimediare. Manda subito una mail in ufficio: quel brutto errore di battitura può ancora essere corretto prima della stampa. Ma sarà davvero arrivata a destinazione quella tua importantissima mail? O meglio ancora, il tuo collega ha letto in tempo? Inutile mangiarsi le unghie e guardare l’orologio ogni cinque minuti: imparare a tracciare le email in momenti come questi è più importante. Scopriamo insieme come si fa.
Cosa significa tracciare un’email?
Esattamente come un pacco postale, tracciare una mail significa “marchiare” il tuo messaggio con un codice di tracciamento. La tua mail viaggerà di casella in casella con un’etichetta invisibile e, quando arriverà a destinazione, grazie a questo suo marchio potrai sapere se effettivamente la mail è stata aperta dal destinatario oppure no.
Se una volta infatti si richiedeva una conferma di avvenuta ricezione per sapere se la mail fosse arrivata a destinazione e magari, per tutta risposta ricevevamo una burocratica e ampollosa “la presente per confermare la ricezione della lettera bla bla bla” – altri tempi, per fortuna – ora con l’email tracking non c’è bisogno di alcuna conferma da parte del destinatario che non deve scomodarsi e non deve fare nulla, se non aprire la mail.
A cosa serve l’email tracking? Tutti i benefici
Oltre che essere sicuro che il tuo collega legga la mail che hai inviato, l’email tracking serve anche per monitorare l’andamento delle tue newsletter, raccogliendo così dati d’analisi che potranno tornarti utili. Grazie al monitoraggio delle mail infatti potrai:
- Capire la percentuale di gradimento della tua mail: se gli utenti aprono la tua newsletter regolarmente significa che la tua mail è stata apprezzata. Buono a sapersi.
- Capire se la tua mail è stata così interessante da essere addirittura condivisa dai tuoi lettori. Ottima notizia.
- Capire se il tuo messaggio viene considerato spamIn gergo la parola spam significa spazzatura. Difatti, indica un messaggio indesiderato. Un messaggio che... Leggi e bollato come mail indesiderata. Niente affatto una notizia positiva, ma si può rimediare ad esempio modificando il formato della mail.
- Capire se le call-to-action presenti nella mail attirano davvero il cliente a cliccare sui contenuti che proponi. Un ottimo dato per capire l’interesse ad un tuo specifico contenuto.
Come piccoli detective dietro ai nostri schermi possiamo capire dunque molte cose dal monitoraggio delle mail. Ma questo non piace a tutti gli utenti: alcuni infatti si sentono spiati da questo sistema che vede a distanza come un digitale occhio alla Grande Fratello se apriamo o meno un contenuto. A tal proposito ci sono dei trucchi per evitare il tracciamento con sistemi di blocco studiati apposta, come ad esempio disattivare il download automatico di immagini. Ma questa è un’altra storia. Sappi solo che non tutti apprezzeranno la tua scelta di monitorare le mail, ma non si può piacere a tutti.
Come, quando, e perché monitorare le email
Web beacon, web bug, tracking bug, tagCome da traduzione dall'inglese, un tag è letteralmente un'etichetta. Cioè una parola (o un codice... Leggi, web tag, page tag, tracking pixel, pixel tag, 1×1 GIF, clear GIF tanti paroloni informatici per indicare una cosa sola: il codice per tracciare le mail. Se ti stai chiedendo come controllare le email questa è la risposta: un piccolo segno invisibile sulla mail inviata, grande quanto la capocchia di uno spillo, o meglio ancora minuscolo come un pixel invierà un bat-segnale al mittente ogni volta che la mail arriverà a destinazione, quando verrà aperta e quanto tempo impiega il tuo utente a leggerla.
Perché ci interessa saperlo? Non si tratta di impicciarsi dei fatti altrui, ma di applicare semplici ed efficaci strategie di marketing, più precisamente per mettere a punto una tecnica studiata di Direct Email Marketing, per gli amici DEM. Per un’azienda infatti, tutti i dati raccolti grazie a quel piccolo pixel incastonato nella mail, sono preziose fonti di informazioni che servono, oltre che a vendere il proprio prodotto, ad arrivare ad un pubblico davvero interessato che non vedrà la mail come spam, ma come un’opportunità di informazione, di acquisto consapevole, di interesse verso la tua azienda o verso il tuo prodotto.
Quando monitorare le email? La trasparenza è sempre la migliore soluzione. Il tracking di email non è un’operazione illegale e spesso è sufficiente inserire una spunta chiara sui termini di utilizzo per rendere il lettore consapevole. Dopotutto, i dati sono solo a fine di marketing per capire se stai investendo nel modo giusto risorse e denaro nella tua pubblicità. E anche per sapere se quell’errore di stampa ti farà fare una pessima figura, stampato a vita su una rivista.
Strumenti e tool da utilizzare
Tra estensioni gratuite su Chrome e strumenti a pagamento, le soluzioni per tracciare le email abbondano ognuna per ogni programma mail che usiamo.
Usi Gmail? Se il tuo è un account istituzionale (quindi che non termina semplicemente con @gmail.com) allora i passaggi sono semplici:
- Scrivi –> icona a tre puntini in basso a destra –> opzione richiedi conferma di lettura. In questo modo, riceverai una notifica quando l’email sarà aperta.
Ma io ho solo un semplice account @gmail.com come faccio? Ti sentiamo fin qui: chi è che ha davvero una mail che non termina con @gmail.com in fin dei conti? Per tracciare le tua email, Mailtrack, ad esempio, è tra i tool gratuiti consigliati. Come un Whatsapp, ma per le mail, Mailtrack ti avvisa dell’avvenuta lettura del messaggio grazie alle due spunte verdi che compariranno accanto al messaggio inviato. Giusto per sentirci ignorati proprio come con Whatsapp.
Qualche altro tool esterno?
Unlimited Email Tracker, estensione di Chrome che aggiunge il marchio tracker alle mail spedite da Gmail; YesWare, dedicato a chi ha un account business e vuole avere subito informazioni e dati, in tempo reale. A proposito dell’occhio del Grande Fratello, l’estensione Streak farà comparire proprio un occhietto quando la mail verrà inviata, occhio che diventerà verde quando la mail sarà letta. Attenzione però: questa estensione è gratuita, ma per duecento mail al mese. Stai all’occhio dunque, leggi sempre bene tutte le info per evitare di abbonarti a qualcosa che non volevi. Non hanno mica tutti tariffe chiare come noi di MailSenpai.
Ma sappiamo che non tutti usano Gmail. Sei più un tipo da Outlook? Niente di più facile:
- Home –> Opzioni –> Richiedi conferma di lettura e richiedi conferma di recapito.
Qualcuno ha detto Thunderbird?
- Opzioni –> Avanzate –> Ricevute di ritorno. Fatto.
Ora sei sicuramente più aggiornato sul come controllare le email. Ricordi quel brutto errore di battitura? Tranquillo, il tuo collega ha letto la mail per tempo. Questione di fortuna: la prossima volta saprai come tracciare le email.
Continua a seguirci per altri contenuti che ti salveranno da situazioni imbarazzanti come questa.
