Sono molti gli strumenti di informatica che vengono usati nel mondo del marketing. Tra questi ci sono i file CSV. Cioè dei documenti di testo che possono essere utili per contenere una grande quantità di dati. Nella comunicazione digitale questa caratteristica è preziosa per molti aspetti.

È sufficiente pensare a una mailing list. Cioè a un file pieno di indirizzi email. Questo perché quando un utente si iscrive alla newsletter finisce nella mailing list. Quindi in questo documento sono presenti tutti gli altri iscritti e i loro dati.

Come può un file CSV aiutare in un ambito di email marketing? Per scoprirlo continua a leggere. Alla fine della guida Mailsenpai avrai tutte le risposte che cerchi.

Cos’è un file CSV?

Innanzitutto CSV significa “comma separated values file“. Letteralmente questo acronimo significa “file con valori separati dalla virgola“. “Comma” significa appunto “virgola” in inglese.

Da questa definizione è possibile capire subito una caratteristica di questi documenti. Cioè al loro interno hanno diversi dati, separati dalle virgole. Questa funzione è caratteristica dei fogli di calcolo, come quelli Excel. In questi ultimi si sostituiscono alle virgole le celle e le colonne. Ma questo è solo per facilitarne la lettura.

Per identificare un file CSV ci vuole poco tempo. Di solito puoi leggerlo con l’estensione “.csv”. Mentre un file Word è in “.doc” e quello Excel classico in “.xls”. La definizione dal sito di Google riporta così:

“Un file CSV (valori separati da virgola) è un file di testo con un formato specifico che consente di salvare i dati in un formato strutturato della tabella.”

A cosa serve un file CSV?

Come già visto, i file CSV sono piuttosto semplici da definire. Questi sono composti da una grande mole di dati, separati dalla virgola. Questa peculiarità li rende perfetti per contenere lunghe liste senza occupare troppo spazio.

Di conseguenza, un file CSV permette di esportare facilmente una notevole quantità di informazioni. O ancora di importarle in un programma diverso da quello che si sta usando. Quindi il formato CSV aiuta a visualizzare e a manovrare i dati a seconda delle proprie necessità.

Se si usano più software per la propria comunicazione, optare per il formato CSV è imperativo. Solo in questo modo non rischi di perdere i dati più importanti. Anzi, così rendi anche più semplice il loro spostamento da un programma all’altro.

Che funzione ha?

Come intuibile, la funzione del file CSV è quella di importare o esportare una quantità elevata di dati. Questa può essere trasformata in un secondo momento in tabella, che renderà più leggibile le informazioni.

Grazie a questo file, puoi spostare i dati senza lunghi tempi di caricamento. O ancora senza perdere alcuna informazione. Perciò la principale funzione è pratica (e di sicurezza).

Perché è importante un file CSV?

Un file CSV può essere usato in molte casistiche. Ad esempio se si fa un’indagine quantitativa. Quindi se si hanno tante risposte a un questionario. Il formato CSV permette di raccogliere tutte le informazioni ottenute in un solo documento.

Allo stesso tempo un file CSV è l’ideale anche per l’email marketing. Ad esempio per la gestione dei contatti nella mailing list. In questo modo puoi avere in un file tutti gli iscritti alla tua newsletter. Non solo, puoi collezionare le risposte fornite nel form di registrazione. Tra queste possono esserci:

• L’indirizzo email;
• La data di nascita;
• Il genere;
• Il luogo di residenza;
• Il numero di telefono.

Come creare un file CSV?

Per creare un file CSV si possono usare diverse piattaforme. Tra le più utilizzate c’è Excel. Questo perché è incluso all’interno del pacchetto Office. In più è piuttosto intuitivo da utilizzare. E permette di svolgere diverse operazioni sui dati (come i filtri).

Per poter procedere da zero è necessario avere Excel sul computer. Il primo passaggio è quello di creare una nuova cartella di lavoro. Per farlo puoi selezionare l’app e cliccare su “Cartella di lavoro vuota“. All’interno del file puoi inserire tutti i dati che desideri. Nel farlo puoi impostare comodamente in colonne tutte le info.

Per concludere la procedura e creare un file CSV sono richiesti gli ultimi w e semplici step:

1. Cliccare su “File” in alto a sinistra;
2. Selezionare “Salva con nome“;
3. Puntare su “Computer” e poi su “Soglia“;
4. Impostare l’estensione CSV (.csv);
5. Scegliere la cartella dove inserirlo;
6. Cliccare su “Salva“.

In alcune versioni di Excel potrebbe apparirti un avviso. Questo riguarda il fatto che alcune caratteristiche potrebbero cambiare dopo il salvataggio. Per procedere è necessario cliccare su “Sì” o “OK“.

Quali caratteristiche deve avere il tuo file CSV?

Al fine di creare un file CSV interpretabile sono necessarie alcune attenzioni. Infatti per rendere il documento leggibile da più software, il file dovrebbe presentare specifiche caratteristiche. Eccone alcune.

• Non possono esserci righe vuote. Nel caso di mancanza di informazioni dovrai inserire comunque le virgole. Al contrario il software potrebbe darti segnale di errore. O non riportare correttamente i dati.
• Le righe devono avere lo stesso numero di celle, per il precedente ragionamento. Il file da esportare non può essere incompleto. Anche qui, in caso di mancate informazioni, sono da inserire le virgole.
• Ogni valore deve essere separato dalla virgola. Al contrario i due valori saranno interpretati dal software come unico.
• Sono da evitare i caratteri speciali che potrebbero portare a confusione. All’utente come al programma durante la creazione del file.

Come aprire un file CSV?

Creare un file CSV non è così difficile. Adesso vediamo come aprirne uno e utilizzarlo.

Anche in questo caso la procedura presa in considerazione è quella da fare in Excel. Questo programma ti permette di fare il tutto con rapidità e senza sforzo. Per aprire un file di questo tipo dovrai:

1. Accedere all’app o al programma desktop di Excel;
2. Cliccare sulla voce “File“;
3. Selezionare “Apri“;
4. Cercare e aprire il file desiderato;
5. Alla finestra che si aprirà seleziona “Conversione guidata del testo“, lascia su “Delimitato” ma clicca su “Unicode (UTF-8)“;
6. Alla voce “Delimitatori” spunta la casella “Virgola“;
7. Chiudi.

Ovviamente questa procedura può essere leggermente diversa a seconda di diversi fattori. Il primo tra tutti è rappresentato dai delimitatori. Se le informazioni sono divise dal punto e virgola dovrai selezionare quello come delimitatore. Le opzioni solitamente sono:

• Tabulazione;
• Punto e virgola;
• Virgola;
• Spazio;
• Altro (a inserimento).

In aggiunta a questo, in base al programma usato potrebbero esserci voci diverse. I delimitatori ad esempio potrebbero essere chiamati in un altro modo.

Quali sono le procedure con gli altri software?

Sia per la creazione che per l’apertura di un file CSV la procedura è molto simile. La maggiori parte delle piattaforme presentano delle similarità tra loro. Nel funzionamento come nel loro utilizzo. Infatti tra gli step svolti dall’utente ci sono spesso:

• La selezione dei file da caricare o importare;
• L’abbinamento delle intestazioni CSV ai dati;
• La risoluzione di eventuali errori o problemi;
• L’esportazione.

Esempio di file CSV

Un esempio di file CSV può essere molto utile per chi è alle prime armi. Infatti un esempio può chiarire quali siano, soprattutto da un punto di vista pratico, le caratteristiche di questo documento. Qui abbiamo creato un paragone tra CSV ed Excel per capire meglio. Sia le loro caratteristiche che le differenze.

Esempio CSV vs Excel

Esempio di testo in .csv:

Cognome, Nome, EmailEmail è il diminutivo del termine inglese electronic mail, ovvero posta elettronica. Si tratta di un messaggio inviato tramite un pc o altro dispositivo connesso in rete da un account..., Età, Città
Bianchi, Giovanni, giovanni@esempio.it, 28, Lodi
Rossi, Elena, elena@esempio.com, 42, Roma
Verdi, Karen, karen@esempio.it, 39, Firenze
Viola, Pietro, pietro@esempio.com, 22, Bari

Esempio di testo nel foglio Excel:

File CSV ed email marketing

Tra i tanti usi dei file CSV c’è anche l’email marketing. Grazie a questi documenti è possibile creare un database con la mailing list. Molti programmi infatti ti permettono di scaricare l’elenco degli iscritti in questo formato.

Di conseguenza sapere come funzionano è fondamentale. Anche perché questi file ti aiutano anche quando collabori con un Consulente Email Marketing. Questo può chiederti la mailing list per i propri studi o per creare una strategia adeguata. Dunque tu devi sapergli inoltrare queste informazioni.

Optare per un file CSV è l’ideale, in quanto può essere aperto da molti programmi. Perciò non si corre il rischio di perdere file in fase di spostamento o trasmissione. Inoltre è leggero e ti rende più facile inviare persino grandi volumi di dati.

In conclusione…

Tirando le somme si può dire che creare file CSV non sia così complicato. E nemmeno aprirli o importarli. Perciò precludersi l’uso di questi strumenti non ha senso. Per di più se fai email marketing questi file non possono certo mancare… Nello specifico nella gestione dei contatti e della mailing list!

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