Sicuramente vi sarà capitato di sentir parlare di lettera commerciale, ma lo sapete a cosa ci si riferisce con tale termine? Ebbene, siete nel posto giusto perché scoprirete, passo dopo passo, di cosa si tratta e come scrivere una lettere commerciali impeccabili.

Quando ti trovi a intrattenere rapporti di lavoro, potresti aver bisogno di comunicare con una lettera commerciale, che altro non è che una comunicazione scritta riportante informazioni inerenti all’ambito lavorativo.

Qui ti spiegheremo quali sono gli elementi fondamentali, qual è l’impostazione migliore per scriverne una perfetta e ti faremo qualche esempio utile per un risultato eccellente.

Cos’è una lettera commerciale

Nella gestione degli affari di un’impresa, la lettera commerciale resta una componente importante che serve a intrattenere i rapporti di lavoro regolandone le relazioni di stampo commerciale. L’obiettivo è semplice: creare nuovi legami lavorativi, incrementare la massa di affari o rafforzare il rapporto con i propri clienti e partner.

Non è una cosa da ragazzi, però. La forma della lettera commerciale, infatti, in Italia è regolata secondo gli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile. Perché? Ogni messaggio contenuto nella lettera commerciale ha valore legale, ossia vale come un vero e proprio documento recante una firma. Le comunicazioni scritte devono rispettare requisiti di contenuto, ossia tutto ciò che sin da subito dà le nozioni fondamentali per poter instaurare rapporti commerciali di fiducia.

Scopri come scrivere una lettera commerciale efficace.

A cosa serve

La lettera commerciale, sia che essa abbia la forma di un verbale o di un accordo o di una corrispondenza, serve sempre a instaurare rapporti lavorativi tra potenziali partner commerciali, ma anche a curare le partnership già esistenti, così come si utilizza per lasciare traccia scritta delle transazioni in essere.

Ecco perché la forma di una lettera commerciale deve seguire alcune indicazioni fondamentali che ne regolano i contenuti, ma anche le modalità espressive.

Come scriverla correttamente

Una lettera commerciale deve avere in sé alcuni elementi indispensabili. Deve essere ordinata, chiara, concisa e cortese affinché riesca a colpire nel segno.

L’ordine è necessario per permettere al lettore di seguire il filo del discorso e capire sin da subito qual è l’obiettivo della tua lettera. Se lo scopo della corrispondenza è chiaro, ed è espresso correttamente e in modo univoco, la lettera commerciale sarà utile per rafforzare il rapporto lavorativo instauratosi.

Tutto questo serve anche a distinguere le comunicazioni private da quelle che hanno a che fare con l’ambito professionale. Ecco perché è necessario utilizzare un linguaggio formale, incentrato sulla cortesia e sulla disponibilità. Fai attenzione al registro linguistico da adottare perché esso corrisponderà al tuo tone of voice e quindi sarà l’espressione con cui la tua azienda sarà riconosciuta.

Quindi, metti da parte le chiacchiere e vai dritto al punto: chiarisci qual è il tuo obiettivo e definisci il rapporto lavorativo con le lettere commerciali.

Quali parti compongono una lettera commerciale

Le lettere commerciali hanno alcuni elementi che sono indispensabili e nella stesura devi fare attenzione nel rispettarli visto che qualificano la tua comunicazione.

Quali sono? L’intestazione, la data, l’indirizzo del destinatario, il contenuto e la firma. Tutti questi aspetti sono imprescindibili poiché collocano la lettera in un ambito specifico in cui il lettore riesce a contestualizzare la situazione sin dalla prima lettura. Queste informazioni sono necessarie e riescono a comunicare una tua immagine chiara sin dall’incipit.

Le parti fondamentali

La lettera commerciale è composta da una introduzione, che deve essere seguita dallo svolgimento per poi chiudersi con una conclusione.

Nell’introduzione indica sin da subito qual è il motivo della tua lettera, affinché l’interlocutore possa individuare il perché della corrispondenza. Spiega quindi il fine che vuoi raggiungere.

Lo svolgimento altro non è che il corpo del testo: si tratta del fulcro della lettera commerciale in cui l’intento deve essere argomentato in modo conciso e chiaro. Quindi, fai attenzione all’impostazione della lettera commerciale perché in essa si cela il successo della tua corrispondenza.

Infine, la conclusione riassume il perché della lettera e ha in sé i saluti, che devono essere cordiali e formali.

Esempi di lettera commerciale

Esistono diverse indicazioni utili per creare alcune lettere commerciali efficaci, ma purtroppo non c’è un modello unico che sia utile per ogni situazione. Possiamo però usare un esempio come punto di partenza affinché la tua scrittura sia facilitata. Eccone uno.

Magazzino Rossi ﹠Fratelli
Via Italia, 138
55100, Lucca
Tel. 0583/97531 – Fax. 0583/08642
P. IVA 110233445966

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20100, Milano

lì Lucca, 16 Settembre 2020

Oggetto: ordine merce

Egregio signor Crippa,
le comunichiamo un ordine da espletare con la massima urgenza.

La merce da noi richiesta è così costituita:

3 laptop grigi, 4 GB RAM;
50 chiavette usb 16 gb;
10 cavi usb.

Richiediamo che la merce venga consegnata presso la nostra sede entro il 3 Ottobre prossimo. Il pagamento avverrà alla consegna.

Distinti saluti.

Il responsabile
Dott. Antonio Rossi

Questo è un esempio, ma che può essere utilizzato come modello per ogni lettera commerciale. Naturalmente, le modifiche necessarie dipendono dal tipo di relazione lavorativa in atto.

Tipologie di lettera commerciale

La lettera commerciale può avere varia natura a seconda della finalità di cui si occupa.

Può essere una comunicazione che serve ad impostare la comunicazione iniziale con un partner commerciale e quindi deve essere accattivante mostrando sin da subito qual è la professionalità dell’azienda.

Altrimenti, può trattarsi di una lettera di intenti ossia un memorandum in cui il testo è molto breve ed è posizionato su mezzo foglio.

Può trattarsi anche di un verbale che richiama alcuni elementi discussi precedentemente, sia per iscritto sia a voce, e serve a lasciare traccia scritta di quanto pattuito prima.

Consigli e strategie su come scriverla

Ci sono alcuni trucchi utili per scrivere lettere commerciali capaci di attrarre l’attenzione.

Il primo riguarda l’abolizione di frasi rituali e vuote, che appesantiscono solo il corpo del testo. Scegli, invece, un linguaggio contemporaneo e privo di giri di parole.

Controlla sempre la grammatica: leggere una lettera con errori ortografici dà una pessima idea del vostro brand e quindi comunica un’immagine aziendale per niente professionale.

Preferisci sempre le forme attive ed evita quelle passive. Come mai? Perché le costruzioni passive nascondono il soggetto che agisce e perciò trasmettono una mancanza di dinamicità che potrebbe penalizzare il vostro iter commerciale.

Usa frasi positive e lascia da parte le forme negative, che determinano un linguaggio ostile e oppositivo. Anche le notizie più brutte possono assumere un’apparenza meno dura se si utilizzano verbi proattivi. Un esempio? La frase “Non posso rispondere” suona diversamente se la si declina così: “Al momento valuto una risposta e la contatterò al più presto”.

Come scrivere una lettera commerciale ad effetto

Esiste la lettera commerciale perfetta? Difficile dare una risposta a questa domanda, ma sicuramente ci sono modelli efficaci che possono essere declinati a seconda delle situazioni.

Alcuni suggerimenti preziosi?

Sii breve: non perderti in frasi complicate, ma preferisci sempre uno stile conciso, fatto di tempi verbali semplici. Si tratta di una comunicazione lavorativa, quindi non c’è tempo per essere confusionari.

Personalizza il saluto: indirizzare la lettera ad un destinatario specifico è una mossa corretta, poiché dà maggiore valore a ciò che state comunicando. Laddove non è possibile avere il nome e il cognome della persona a cui vi state rivolgendo, scegli sempre una formula neutra come “Gentili Signori e Signore”.

Dai risalto alla conclusione con il post scriptum: quello che in origine era un’appendice per le lettere scritte a mano, oggi può essere un alleato che far focalizzare l’attenzione su un particolare elemento in chiusura della lettera. Utilizzalo se ne hai bisogno per evidenziare qualche informazione.

Conclusioni

Sembra tutto molto complicato, ma basta solo un po’ di abitudine. Dopo la prima lettera commerciale, saprai cosa puoi modificare nella forma e anche nella sostanza. Ricordati che l’originalità è sempre un alleato fondamentale!

Le lettere commerciali sono una realtà immancabile all’interno della tua azienda: fai un po’ di pratica e metti in campo tutti i trucchi che ti abbiamo svelato.

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