Ai tuoi dipendenti chi ci pensa? Lo sapevi che loro sono il vero motore della tua azienda? Moltissime aziende hanno già compreso il valore dei propri collaboratori! E tu hai creato il tuo piano di comunicazione interna? Se non sai da dove iniziare segui i nostri consigli! Ti aiuteremo a conoscere tutti suoi segreti.

Cos’è la comunicazione interna?

Come ben sai una buona strategia di comunicazione è fondamentale per tutte le aziende. Non fare ,però, l’errore di pensare solo ai consumatori finali! Negli ultimi anni, si è compreso quanto sia necessaria una buona comunicazione interna verso i propri dipendenti. In questo modo, puoi diffondere i valori aziendali e creare engagement con i professionisti che rendono unica la tua azienda.

Secondo una ricerca condotta da Accenture, “Employee experience reimagined”

le aziende con un buon coinvolgimento dei dipendenti hanno un incremento della produttività del 20% e del profitto del 21%

Accenture

Questo è dovuto dal fatto che i dipendenti sono il punto di contatto tra la tua azienda e i tuoi consumatori. Devi farli sentire parte dell’organizzazione e condividere con loro la mission e vision aziendale.

A cosa serve la comunicazione interna?

La comunicazione interna non si rivolge direttamente ai consumatori finali, bensì ai collaboratori che operano all’interno della tua azienda. Essa però, influenza l’esperienza del consumatore e la tua brand reputation. Questo perché i dipendenti sono il volto umano dell’azienda e senza di loro non puoi sviluppare nessuna strategia efficace. In particolare, con la comunicazione interna:

• Diffondi i valori aziendali;
• Premi ogni dipendente;
• Conosci le problematiche che rendono insoddisfatti i collaboratori;
• Aumenti il coinvolgimento.

Come attuare un piano di comunicazione interna

Curioso di sapere come far felice i tuoi dipendenti? Purtroppo, non esiste una strategia di comunicazione interna applicabile per ogni situazione. Una cosa, però, è certa per creare un piano efficace devi creare di un’attenta analisi interna. Abbiamo preparato per te una serie di step da seguire per guardarti dentro e definire un perfetto piano di comunicazione interna.

Chi sono i tuoi dipendenti?

Per poter comunicare al meglio devi conoscere il tuo target di riferimento. Ascolta attivamente i tuoi collaboratori per conoscere i loro desideri, problematiche e necessità. Ricorda sempre che sono persone con delle proprie peculiarità. Per questo motivo, è bene dividerli in gruppi in base a delle caratteristiche comuni e creare delle strategie ad hoc per ogni gruppo.

La cultura aziendale è diffusa?

Ogni azienda di successo deve essere composta da dipendenti motivati, che condividano i valori aziendali. Molto spesso, però, all’interno dell’azienda non vengono comunicati adeguatamente la mission e la vision aziendale.  Questo porta i collaboratori a non sentirsi realmente parte di una realtà e non condividere gli obiettivi aziendali. Con una buona strategia di comunicazione interna rendi i dipendenti più consapevoli e proattivi.

Qual è il tuo budget di comunicazione interna?

Come ogni strategia di comunicazione che si rispetti devi avere ben chiaro i costi di ogni attività. Prima di attuare un piano di comunicazione interna definisci il budget che vuoi e puoi dedicarci. Per ottenere i risultati sperati investi tempo, capitale e risorse umane. Non vederlo come uno spreco di denaro, ma come un investimento che ti aiuterà a far crescere la tua azienda. Con dei dipendenti felici e motivati raggiungerai più facilmente gli obiettivi aziendali. Inoltre, puoi dimenticare tutti i costi relativi a disguidi o licenziamenti improvvisi.

Hai raggiunto i risultati?

Non dimenticare mai che la tua strategia di comunicazione interna deve avere dei risultati tangibili. Assicurati di averli ben chiari e di poterli misurare dopo aver messo in atto le tue attività. Solo in questo modo riuscirai a comprendere se effettivamente hai avuto successo oppure se c’è qualcosa da migliorare. Ti consigliamo di considerare questi valori:

• Tasso di ritenzione tra i dipendenti;
• Soddisfazione professionale;
• Informazioni sulla produttività e sulle vendite.

Canali di comunicazione interna

Ora che hai compreso quali step seguire per far felice i tuoi collaboratori dobbiamo trattare di un punto fondamentale, ossia dove attuare il tuo piano. Esistono tantissimi canali di comunicazione interna, ma non sono efficaci per tutte le situazioni. Se non conosci il destinatario o la tipologia del messaggio da inviare non puoi scegliere il giusto mezzo. Prima di mostrarti tutti i possibili canali tra cui potrai scegliere, facciamo una macro distinzione tra:

• Canali formali, ossia quelli gestiti da chi si trova all’apice dell’azienda. I contenuti sono tutti controllati dall’organizzazione e sono utilizzati per un tipo di comunicazione interna top-down.
• Canali informali. Molto utilizzati dai collaboratori per condividere contenuti e informazioni in modalità botton-up.

Comunicazione face-to-face

Un canale di comunicazione che dovrai inevitabilmente utilizzare è la comunicazione in presenza. Poter comunicare direttamente con i tuoi collaboratori ti aiuterà a cogliere degli elementi importanti, come:

• Il linguaggio del corpo;
• Il tono di voce;
• L’emozione che suscita una comunicazione.

Non dimenticare che con la comunicazione interna face-to-face potrai avere un feedback immediato da parte dei dipendenti e creare un vero e proprio dialogo. In particolare, ti consigliamo di utilizzarlo quando devi comunicare qualche informazione che può generare incomprensioni. L’unica pecca di questo canale è il grande investimento di tempo.

Comunicazioni su stampa

Questo è uno dei canali utilizzati da più tempo per la comunicazione interna. Prima dell’era digitale era l’unico mezzo possibile per condividere informazioni con i propri dipendenti. Rientra in un tipo di comunicazione formale e proveniente dall’alto. Con questo canale, però, rischi di creare una comunicazione unidirezionale e poco coinvolgente. In particolare, non è il miglior canale se hai la necessità di avere un feedback immediato da parte dei tuoi collaboratori. Inoltre, se sei un’azienda molto attenta all’ambiente vogliamo ricordarti che le pubblicazioni cartacee non sono una soluzione eco friendly. Sai quanti alberi vengono distrutti per creare la carta?

NewsletterLa newsletter è un termine che indica un messaggio informativo periodico che un'azienda decide di inviare ai propri contatti, tramite indirizzo di posta elettronica. È generalmente realizzato in formato testo o... aziendali

Con la diffusione dello smartworking . In questo modo, è possibile creare una strategia di comunicazione interna anche a distanza. Non è più necessario che il dipendente sia fisicamente all’interno dell’azienda per sentirsi parte di essa. Uno dei canali più utilizzati sono proprio le email. In base alle recenti ricerche, i dipendenti apprezzano molto le comunicazioni tramite posta elettronica. Questo, perché, ti permette di avere il tempo di recepire l’informazione e di poter rispondere a un gran numero di persone. L’email è il canale giusto se hai la necessità di inviare comunicazioni a molti destinatari e in modo veloce. Per creare delle newsletter efficaci è bene:

• Definire un tone of voice coerente e un layout accattivante;
• Inviare le email con una frequenza precisa.

Le newsletter, però, non sono adatte per comunicazioni con una grande carica emotiva, questo perché è un mezzo impersonale.

Intranet aziendale

Perché non crei un sito anche per i tuoi dipendenti? Spesso si pensa che i siti siano utili solo per i clienti finali. Sfrutta, invece, i vantaggi di una intranet accessibile solo ai tuoi dipendenti e:

• Ascolta l’opinione dei tuoi dipendenti;
• Crea una comunicazione più trasparente;
• Diffondi la cultura aziendale in modo innovativo.

L’unico svantaggio è la complessità della creazione dell’intranet. Se non hai le abilità tecniche affidati a un professionista e utilizza dei validi strumenti per la sua realizzazione.

Social media

Sempre più aziende utilizzano i social media per rompere le barriere gerarchiche e incentivare la comunicazione tra i dipendenti di differenti settori. È un ottimo canale di comunicazione interna per far conoscere i tuoi dipendenti e creare più relazioni umani. Il grande vantaggio dei social media risiede nella loro interattività e immediatezza. Sono il luogo perfetto per far sentire tutti a proprio agio ed esprimere opinioni in totale libertà. In particolare, puoi utilizzarlo per le comunicazioni informali e per attività di team building.

Esempi di comunicazione interna

La comunicazione interna è diventata realtà in molte forme! Ecco per te degli esempi pratici che potrai subito mettere in atto nella tua azienda.

Riunioni dedicate ai dipendenti

Non pensare alle noiose riunioni in cui si perde solo tempo. Organizza delle riunioni strategiche volte ad ascoltare realmente i collaboratori. Queste riunioni prendono il nome di “virtual coffee” e vengono organizzate per rendere sempre aggiornati i dipendenti sulle novità aziendale. In questo modo, si favorisce l’engagement e le relazioni interpersonali tra i dipendenti.

Ad esempio, può essere un buon modo per presentare un nuovo collega all’intera azienda.

Non esagerare, però, con il numero di riunioni! Definisci una cadenza mensile e tieni sempre a mente il preciso obiettivo di comunicazione. Se non hai una particolare novità da comunicare è meglio non organizzarle.

Attività di Team Building

Le attività di team building sono molto efficaci per raggiungere gli obiettivi di comunicazione interna. Vengono organizzate delle giornate formative con attività ludiche ed esperenziali. Solitamente, le aziende organizzano questi eventi di team building una o due volte l’anno. Sono molto apprezzate dai dipendenti, perché vengono visti come dei giorni di svago e spensieratezza. Non sono, però, dei semplici momenti di vacanza. Infatti, con le attività di team building:

• Incentivi il lavoro di gruppo;
• Stimoli la creatività e la partecipazione attiva;
• Fai conoscere tutte le realtà che coesistono all’interno dell’organizzazione;
• Condividi gli obiettivi comuni.

Conclusioni

Pronto a creare la tua strategia di comunicazione interna? I tuoi dipendenti hanno bisogno di precise azioni per sentirsi sempre parte di una grande famiglia. Se hai ancora qualche dubbio contattaci! Noi di Mailsenpai non vediamo l’ora di rispondere a ogni tua curiosità!