Se desideri far approvare un tuo progetto, o presentare un prodotto valido hai bisogno di una sola cosa: un business case solido. Infatti così puoi ottenere l’approvazione di una nuova iniziativa. Oppure ricevere un investimento economico per il tuo progetto.

Soprattutto quando si richiede uno sforzo finanziario, presentarsi in modo affidabile è un’alternativa immancabile. Quindi presentare anche il prodotto o il servizio come in grado di garantire risultati performanti è utile. Con un business case puoi ottenere il supporto necessario per il successo, nonché i fondi per realizzare i tuoi obiettivi.

Come fare però? In questa guida Mailsenpai puoi trovare tutte le informazioni utili. Anche se è la prima volta che ne senti parlare. Dunque su le maniche e iniziamo questo percorso!

Cos’è un business case?

Generalmente un business case è un documento di presentazione. Difatti questo strumento ti aiuta a presentare i vantaggi di un prodotto o servizio. Realizzare questo file può essere indispensabile in molti casi. Tra questi c’è ad esempio la richiesta di un investimento o l’appoggio ad un evento o iniziativa.

Il business case ti permette di essere credibile. Anzi, più sarà convincente e in grado di presentare i benefici della proposta, più sarà funzionante. Inoltre questo documento è valido per tutti gli stakeholder. Dai clienti finali ai collaboratori, dalla dirigenza al team interno.

Un business case descrive il ragionamento su cui si basa l’avvio di un progetto o di un’attività. Spesso viene presentato in forma di documento scritto e ben strutturato, ma talvolta può prendere la forma di una presentazione o di un semplice accordo verbale. La logica del business case è che ogni volta che si consumano risorse economiche, materiali o immateriali, ciò dovrebbe avvenire in supporto di una specifica necessità aziendale.

Fonte: wikipedia

A cosa serve il business case?

Come intuibile dalla definizione, il business case può avere diversi scopi. Sicuramente tra questi c’è la presentazione di un’iniziativa. Cioè la comunicazione dei vantaggi di un evento o di un prodotto-servizio al fine di ottenere supporto. Questo documento dovrebbe presentare il perché vale la pena investire o accettare un’iniziativa.

Quindi l’obiettivo è quello di giustificare un investimento o una collaborazione per il prodotto o il servizio, così come per un’iniziativa o un evento. Nel farlo non è necessario solo sottolineare i punti di forza, bensì anche i rischi. Anzi, un business case solo positivo può insospettire e portare al risultato contrario.

Che funzione ha?

La principale funzione del business case è quella di ottenere un’approvazione. Attraverso la presentazione del prodotto o del servizio puoi trasmettere un messaggio agli investitori. O ancora agli stakeholder che determinano il successo della tua iniziativa. Riassumendo le principali funzioni sono:

• La dimostrazione del valore della tua proposta per l’azienda;
• L’ottenimento di investimenti economici;
• L’approvazione di un progetto da parte degli investitori o della dirigenza;
• Il ricevimento di risorse finanziarie per una ricerca;
• L’accesso alle strutture produttive o ad altri strumenti commerciali;
• Il riposizionamento delle operazioni commerciali;
• Il reperimento di nuove risorse.

Perché scrivere un business case?

Innanzitutto creare un business case ti permette di esaminare i vantaggi di un progetto. Allo stesso tempo puoi mettere alla luce le opportunità del mercato e le fasi di lavoro. Questo perché nel presentare il tuo piano ne puoi analizzarne ogni aspetto.

In questo modo ottieni anche un maggiore valore aziendale. Di conseguenza, aumenti le probabilità di ottenere supporto per la tua iniziativa, nonché di ricevere un investimento economico o morale per il tuo prodotto.

Grazie a un business case ben realizzato puoi evidenziare i benefici e dare valore alla tua iniziativa. In più puoi presentarti in modo professionale agli stakeholder. Ad esempio non ti farai trovare impreparato, un elemento improrogabile per trasmettere sicurezza.

Come scrivere un business case?

In primis un business case ha bisogno di tempo. Infatti per evidenziare i tuoi punti di forza e mettere in luce la tua proposta dovrai considerare molti aspetti. Tra questi senza dubbio ci sono le spese, ma anche le potenzialità su cui puntare. Se è la prima volta che ne scrivi uno (o anche se non lo è) ecco alcuni consigli molto validi per iniziare.

Fai ricerca e raccogli le informazioni utili

Il primo passo è senza dubbio quello di fare ricerca. Grazie al reperimento di informazioni sull’azienda puoi capire quanto un business case sia utile. Raccogliendo le differenti informazioni puoi approfondire un problema o cogliere una specifica opportunità.

Ricorda: l’obiettivo di questo documento non è privato. Per questa ragione devi comprendere come funziona il team o i soggetti a cui ti rivolgerai. Ad esempio se vuoi presentare un nuovo possibile prodotto è fondamentale creare un profilo dell’acquirente, perché un ufficio marketing lo richiederebbe. Come il profilo di un buyer persona. E per farlo è imperativo analizzare i dati sul target, come quanto è disposto a spendere o quali sono le sue caratteristiche anagrafiche.

Quali sono i benefici nel tuo business case?

È fondamentale mettere in luce i vantaggi. Solo in questo modo puoi evidenziare le potenzialità del tuo progetto. Un aspetto però non considerato e che porta a sbagliare è non usare termini misurabili. Invece questo elemento è fondamentale: mostra concretamente i vantaggi ad esempio allineandoli all’andamento aziendale.

Usa dei metodi quantificabili che rendano più concreti questi benefici. Ad esempio i tempi e i parametri di misurazione. Inoltre non mettere da parte i contro-benefici. Cioè quei risultati che non sono considerati così positivi. Sia quelli effettivi che quelli probabili (come i rischi).

Aggiungere anche questi aspetti ti renderà più concreto. Quindi non mostrerai solo l’obiettivo e la certezza, ma anche le variabili che potrebbero essere negative.

Rispondi a tutte le domande sul tuo progetto

I motivi per cui investire nel tuo progetto devono essere chiari. In più la sicurezza delle tue intenzioni è fondamentale al fine di mostrarti sicuro della proposta. Per questo dovrai rispondere anticipatamente a molti quesiti. Eccone alcuni.

• Perché il tuo progetto è necessario? Quindi cosa manca nella strategia attuale e qual è lo scopo da raggiungere.
• Quali sono le opzioni alternative? Cioè considera tutte le soluzioni aperte, anche le possibilità che escludono la tua iniziativa.
• Quali sono le tempistiche del progetto? Dunque il periodo richiesto per la preparazione per la realizzazione.
• Quanto costa l’iniziativa? Includi il prezzo di manutenzione dell’iniziativa, i finanziamenti necessari e i costi operativi.

In particolare il consiglio è di concentrarti su questi due ultimi aspetti. Soprattutto se sei alla ricerca di finanziamenti, costi e tempi sono immancabili. Questi possono rappresentare i principali rischi del progetto. L’esempio più emblematico è sforare il budget.

Realizza concretamente il business case

Dopo aver risposto alle domande e aver raccolto informazioni è arrivato il momento di scrivere il business case.

L’ordine di presentazione è soggettivo. Può dipendere dagli aspetti che vuoi mettere in evidenza così come dal tempo che hai a disposizione. Sicuramente però una linea da seguire valida può essere:

1. Comunicare perché l’iniziativa sia indispensabile o interessante;
2. Spiegare come si può integrare nel mercato o nell’azienda;
3. Analizzare gli aspetti finanziari, i rischi e i costi;
4. Condividere la roadmap del progetto con le sue tempistiche;
5. Mostrare il piano di azione dedicato, passo per passo.

Sicuramente scrivere un business case può essere complesso. Per questo motivo potresti aver bisogno dio un software di project management dedicato. O di una piattaforma da usare per mostrare tutti i punti di forza dell’iniziativa. Anche graficamente.

Esempi di business case

Come già anticipato, i business case sono soggettivi. Quindi fornire un esempio concreto può non essere facile. Nonostante questo delle linee guida d’esempio possono aiutarti a impostare un business case di successo.

Business case per un nuovo sistema di vendita

Lo scopo di questo business case è quello di presentare un nuovo sistema di vendite. Ecco i principali passaggi.

• Motivo.
  La gestione delle vendite presenta delle mancanze, che comportano anche dei costi in più.
• Opzioni.
  Mantenere la situazione così com’è, formare il personale per cambiare approccio o sviluppare un sistema nuovo, che utilizzi delle tecnologie già presenti.
• Benefici.
  Incrementare le vendite e ridurre i costi.
• Contro-benefici.
  La percezione di un cambiamento da parte dei clienti che invece sono soddisfatti e acquistano.
• Tempistiche.
  6 mesi
• Costi.
  20.000 € di sviluppo + 1.500 € per la formazione annuale
• Rischio principale.
  Il nuovo sistema vendite potrebbe non essere chiaro o performante
• Soluzione.
  Concentrazione sulla formazione

Pro e contro di un business case

I vantaggi di un business case sono diversi e alcuni li abbiamo già descritti. Sicuramente il principale è che un business case ben fatto ti permette di ottenere investimenti o appoggio per le tue iniziative. Di conseguenza è fondamentale per raggiungere il tuo obiettivo: rendere fattibile un prodotto, un servizio o un’iniziativa.

Inoltre questo documento ti permette di fare un viaggio nelle necessità e nelle caratteristiche dell’azienda. Ad esempio considerando i prodotti, il settore, il mercato o le strategie di marketing. Oppure analizzando tempi, opportunità e costi. Anche se non dovesse essere approvato, il tuo business case ti permette di conoscere meglio l’attività.

Gli aspetti negativi di questo strumento non sono molti. Sicuramente il business case richiede tempo e risorse. Infatti l’impegno per creare il documento è elevato e spesso necessita della collaborazione tra più team. Ad esempio nell’analisi dei costi può essere utile rivolgerti al reparto budget.

In conclusione…

Se desideri un finanziamento o un appoggio per la tua iniziativa, creare il business case è imperativo. Certo, realizzarne uno richiede impegno, tempo e risorse. Nonostante questo però potrai raggiungere con più facilità il tuo obiettivo, presentandoti in modo professionale e competente.

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