Ti hanno chiesto di partecipare ad un briefing di lavoro? Oppure di organizzarne uno, ma non sai che pesci prendere?
Insomma, da dove si comincia… chi coinvolgere, qual è il materiale da usare, la durata e in che luogo allestirlo?
Non preoccuparti. Siamo qui proprio per questo.

Cercheremo di spiegarti ogni cosa. Darti consigli utili per un briefing coi fiocchi. Magari, da utilizzare anche per migliorare la tua attività.
Dunque, andiamo dritti al sodo.
Siediti e cominciamo pure con la nostra lezione.

Definizione di briefing

La parola briefing viene dal verbo inglese to brief e vuol dire “informare, dare istruzioni” ma anche “riassumere”.
Difatti, quando si parla di briefing si parla – essenzialmente – di una riunione aziendale.
Cioè, un incontro che ha come scopo principale quello di discutere di lavoro. Ad esempio, per pianificare un progetto o alcuni aspetti di esso. Fare il punto della situazione. Oppure per fornire suggerimenti pratici ai propri dipendenti, condividere notizie o addirittura come attività di tipo team building.

D’altronde, ricordiamo che il termine nasce in ambito militare.
Il briefing serviva per comunicare ordini operativi ai soldati. Prima di una missione.

Come si organizza un briefing

Mettiamo il caso che sia giunta la tua ora. Il momento fatidico.
Quello per metterti, finalmente, alla prova con la l’organizzazione del primo briefing di carriera.
Come si fa? Prima di tutto, attenzione a non lasciarti prendere dall’ansia. Fa’ un bel respiro e prendi carta e penna per gli appunti.
Cominciamo dalle basi.
Abbiamo spiegato che cos’è un briefing. Quindi, avrai capito che si tratta di mettere in piedi un evento. In pratica, bisogna muoversi come faremmo per l’allestimento di una festa.
Una volta stabilito l’argomento di discussione:

• concorda un budget cercando di non sforarlo;
• scegli i partecipanti e invitali ufficialmente tramite messaggio e-mail con obbligo di conferma;
• fissa giorno, orario e luogo dell’incontro;
• scrivi un riassunto sugli argomentati trattati, da consegnare al termine del meeting a tutti i presenti.

Infine, suggeriamo all’eventuale relatore o relatrice di realizzare una breve scaletta. Che sintetizzi i punti da affrontare nella session.

5 errori da evitare

Questo paragrafo è fondamentale. Abbiamo chiarito come progettare un briefing, ma vogliamo regalarti qualche tips in più.
Ecco, allora, 5 errori che vanno assolutamente evitati:

1. Gestire male il tempo a disposizione
   Di solito i briefing hanno una durata massima di 4 ore. Per non stancare i partecipanti conviene inserire un coffee break o una pausa pranzo. Specialmente quando sono particolarmente lunghi. Inoltre, fa’ attenzione alla puntualità. Comincia e concludi attenendoti agli orari indicati nel programma.
   
2. Sbagliare location
   Se il briefing è riservato a pochi elementi può svolgersi direttamente in azienda o un ufficio. Ma, quando gli spazi sono limitati e i partecipanti numerosi, occorre cambiare opzione. Meglio prenotare sale meeting o co-working ben attrezzate. Con lavagne, proiettori e computer.
   
3. Non fornire materiale di supporto
   Parliamo di cartelline, fogli, penne e brochure. Tutto quello che serve per agevolare gli astanti. Magari per annotazioni rapide o stilare domande da porre al termine dell’incontro.
   
4. Non cercare riscontri
   Che senso ha realizzare una riunione se poi non si procede a valutarne la riuscita? Per questo esiste il debriefing. Un meeting che ha proprio questo scopo: verificare a analizzare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
   
5. Dimenticare il verbale
   Lo dicevano i latini: verba volant, scripta manent. Anche le riunioni di condominio producono resoconti scritti di quanto discusso in assemblea.
   Ci sarà un motivo valido. No?
   
   

Bene. Adesso la situazione è più chiara? Ti assicuriamo che seguendo queste semplici regole avrai, senz’altro, successo.
Però, tieni a mente che hai anche una possibilità in più: ricorrere a professionisti del settore. Personale qualificato e in grado di accontentare ogni esigenza.

Come condurlo

Abbiamo illustrato come va pianificato un briefing.
Ovvero, cosa fare e non fare per conseguire buoni risultati. O, quantomeno, avere maggiori probabilità di riuscita.
Dunque, veniamo al clou della questione. Come ci si comporta durante lo svolgimento dell’incontro?

Si è già detto che chi conduce il briefing dovrebbe munirsi di una specie di vademecum. Un brogliaccio con l’ordine del giorno, diviso per punti.
Ma rammentiamo che l’oratoria è un’arte raffinata. Non basta curare i contenuti. Occorre saper catalizzare l’attenzione dei partecipanti e invogliarli all’ascolto.
In che maniera? Scopriamolo insieme leggendo questa lista di consigli.

• Utilizza un linguaggio semplice e comprensibile evitando di impiegare paroloni e tecnicismi inutili.
• Non lanciarti in monologhi senza fine. Piuttosto, coinvolgi il gruppo con domande stimolanti.
• Guarda negli occhi i partecipanti e controlla il loro grado di interesse.
• Non andare fuori tema rubando minuti preziosi al programma.
• Enfatizza gli aspetti positivi.

Una raccomandazione finale. Se non ti piace parlare in pubblico o non credi di possedere le qualità adeguate, chiama qualcuno di fidato che possa assolvere a tale compito. Non rischiare brutte figure.

Tipologie di briefing

Il briefing viene impiegato da un datore di lavoro, da un manager oppure da un capo progetto per rivolgersi ai propri dipendenti o collaboratori. Insomma, a parte dello staff.
Ma ci sono anche altre eventualità.
In campo pubblicitario, ha lo scopo di mettere in comunicazione l’azienda committente con l’agenzia incaricata della nuova campagna.
Chi organizza eventi, adotta questa soluzione per relazionarsi ai partner esterni.

Inoltre, specifichiamo che – in molti casi – il brief (un dossier scritto) sostituisce le modalità del briefing in presenza. Si tratta di un’opzione strausata nel settore marketing.
Serve, infatti, a guidare l’azienda nello sviluppo di un progetto. All’agenzia per poterlo mettere a punto nei migliori dei modi possibili.
Ma quali sono gli elementi che lo compongono? Scopriamolo con il paragrafo successivo.

Come scrivere un brief

Partiamo da un presupposto. Non esiste un brief esemplare.
Si possono realizzare modelli plurimi. Basta che ogni documento contenga le informazioni giuste. Alcune di queste risultano veramente indispensabili per arrivare ad una campagna pubblicitaria efficace.

• Background – ovvero: storia, descrizione e punti di forza dell’azienda.
  
• Obiettivi – vanno chiarite le intenzioni del cliente; il focus su cui centrare l’intera campagna.
  
• Fattori chiave – si tratta di descrivere gli aspetti che vogliamo sottolineare con la promozione. Un’impresa alimentare punterebbe su motivi come la qualità degli ingredienti; una casa automobilistica sulla velocità della sua ultima uscita.
  
• Competitors – si deve studiare il mercato di riferimento e soprattutto le strategie utilizzate dai concorrenti. Per trarne esempio o evitare di replicarne gli errori.
  
• TargetTarget è un termine che viene dalla lingua inglese e che vuol dire letteralmente "bersaglio". Nel marketing, si usa per individuare il pubblico a cui si rivolge una campagna pubblicitaria,... – è impossibile progettare una campagna senza conoscere il destinatario. Insomma, qual è il pubblico.
  
• Spesa – inutile dirlo. Ogni cosa ha un suo costo. Prima di mettersi al lavoro si deve stabilire qual è il budget disponibile.
  
• Strumenti e media – cartellonistica, radio, giornali, TV, campagne e-mail, siti web, social network… chi ne ha più ne metta.
  
• Tone of voice – definisce lo spirito di una campagna pubblicitaria. Ironica, trasgressiva, divertente o sensuale: si sceglie in base alle intenzioni del progetto.
  
• Deadline – vanno indicate l’insieme delle scadenze. Comprese quelle di breve e medio termine.

Naturalmente, il tutto va scritto in modo semplice, chiaro ed esaustivo. Senza troppi fronzoli.

Conclusioni

Speriamo che il significato di briefing non sia più un mistero.
Ormai, siamo giunti al termine di questa guida, ma ci sentiamo di darti un ulteriore suggerimento.
Se desideri perfezionare le tue doti comunicative leggi il libro Comunicare con efficacia – 50 regole pratiche per migliorare riunioni, documenti, presentazioni di Phillip. E. Bozek. Troverai tanti spunti utili e trucchi del mestiere.

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